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Was ist der Wissensworkflow?

Der drohende Informationsüberfluss betrifft eigentlich jeden, der in Wissens-Berufen arbeitet und mit einer Vielzahl von Informationsquellen - eigentlich Daten-Quellen - klarkommen muss. Dies bedeutet, dass man möglichst wenig Zeit damit verbringen sollte, einen guten Überblick über die relevanten Themen und Inhalte zu bekommen, die täglich auf einen einprasseln. Aus diesem Datenfluss sollten dann spezifische Inhalte gefiltert werden (Ihr persönlicher Informationsfluss), dann zu einem späteren Zeitpunkt weiterverarbeitet oder in ein Archiv abgelegt werden (Ihr persönliches Wissen). Lassen Sie die Technik dabei für sich arbeiten.


Darum geht's - TL;DR

  • Der Wissensworkflow verwandelt massenhaften Datenzustrom (Information Overload) in für Sie hochrelevantes Wissen
  • Relevante Quellen über verschiedene Methoden sammeln und Tools zur effektiven Verwaltung nutzen.
  • Eine persönliche Artikelauswahl erstellen und die Informationen durch Lesen und Ansehen filtern.
  • Das Wissen durch Weiterleitung an z.B. OmniFocus und Evernote bearbeiten und veredeln.
  • Schließlich sollte das personalisierte Wissen für Arbeit, Weiterbildung, Projekte und Selbstmanagement genutzt werden.
  • Das Ergebnis ist ein einheitlicher und hochpersonalisierter Wissenszugang.

Wissensworkflow: Zustrom/Input, Sammeln/Auswählen, Lesen/Filtern, Bearbeiten/Veredeln, Benutzen

Der Wissensworkflow stellt eine Kombination aus Entwicklungsstufen (von Daten über Informationen zu Wissen) mit Hilfe von technischen Tools dar, die Sie dabei unterstützen, regelmäßig an der Produktion Ihres Wissens zu arbeiten. Dies ist auch relevant im Zusammenhang mit dem Wissensmanagement.

Der Wissensworkflow ist die praktische Umsetzung des Wissensmanagements für einzelne Personen und findet laufend statt. Er gehört zu den wichtigsten Gewohnheiten, die Wissensarbeiter in Ihren Arbeitstag einbauen sollten. 

Eine wichtige Rolle im Wissensworkflow spielen die Wissenseinheiten.

A. Zustrom / Input

Der erste Schritt für einen erfolgreichen Wissensworkflow ist das effektive Bündeln relevanter Quellen - der Zustrom. Der Zustrom an Daten kommt meistens von unterschiedlichen, ausgewählten Websites. Die Informationen von diesen Websites werden üblicherweise auf diesen Wegen bezogen:

  • Websites einzeln durchgehen: Das ist der aufwändigste Vorgang und nicht zu empfehlen. Es ist sehr umständlich und wenn Sie eine Weile nicht auf eine Website geschaut haben, verschwindet vielleicht ein interessanter Artikel von der Startseite auf einer Unterseite.
  • Newsletter: Füllt Ihre Mail-Inbox und die Auswahl wirklich interessanter Artikel ist umständlich. Meistens gibt es diese Artikel auch in den u.g. Formen (RSS und Twitter), so dass der Bezug eines Newsletters nicht unbedingt nötig ist. Manchmal sind in Newslettern aber auch Inhalte, die nicht auch auf der dazugehörigen Website erscheinen.
  • Social Media wie Twitter, Facebook, Instagram: Der Social Media-Feed enthält häufig auch Links, die nicht auf den Websites derjenigen stehen, denen Sie folgen. Hier spielen die Empfehlungen dieser Experten eine große Rolle.
  • Video-Plattformen wie YouTube, TikTok: Diese bieten eine visuelle und interaktive Möglichkeit, Wissen zu teilen und zu lernen. Sie erleichtern den Zugang zu Wissen und fördern die Zusammenarbeit und den Austausch.
  • Podcasts: Podcasts sind wichtig für den Wissensworkflow, da sie eine flexible Möglichkeit bieten, Wissen zu konsumieren, und die Zusammenarbeit und den Austausch von Wissen fördern.

Das sind verschiedene Quellen und man kann sich aussuchen, über welche Kanäle man seine Informationen sammelt. Es sind häufig verschiedene Methoden des Zustroms für gleiche Quellen. Die Frage ist, welche Methode des Zustroms für Sie am besten geeignet ist.

Um den Zustrom effektiv zu managen, können Sie verschiedene Tools nutzen. Bei den folgenden Varianten geht es immer darum, nur schnell durchzusehen und sich einen Überblick zu verschaffen. Es geht in dieser Phase nicht um das Lesen, Ansehen oder anhören. Das folgt in Schritt B. Hier erfolgt schon ein großer Filter-Prozess.

Für Websites, Blogs, Newsseiten:

Für die Newsletterverarbeitung

  • Regelmäßig Durchsehen und nicht nicht die Newsletter aufheben, sondern die Artikel darin.
  • Dann: Siehe unten das Speichern einzelner Artikel aus Newslettern in Pocket

Für Social Media: 

  • Regelmäßiges Durchsehen der Personen, Gruppen, Institutionen, Firmen, denen Sie folgen.
  • Dann: Siehe unten das Speichern einzelner Inhalte in Pocket

Für Video und Podcasts: 

  • Regelmäßiges Durchsehen der Personen, Gruppen, Institutionen, Firmen, denen Sie folgen
  • Dann: Siehe unten das Speichern einzelner Inhalte in Pocket

Das Ergebnis: Ein einheitlicher Zustrom an relevanten Daten, der schnell durchgesehen werden kann, um dann ausschließlich Relevantes für das spätere Lesen, Ansehen oder Anhören zu sammeln.

B. Sammeln / Auswählen

Aus dem Zustrom der Daten sollte möglichst effizient eine auf Sie abgestimmte Sammlung von Informationen entstehen - Ihre persönliche Artikelauswahl oder persönliches, interaktives Magazin.

Dies ist am besten über sog. Read-Later Systeme - z.B. Pocket - möglich.

Wie Sie jeweils aus den o.g. Informationsströmen einzelne Artikel in Pocket bekommen, wird in diesen Artikeln beschrieben:

Das Ergebnis: Nur relevante Informationen landen im Read Later System.

C. Lesen / Filtern

Leider reicht das Sammeln der Informationen für Ihre Wissenserweiterung nicht aus. Lesen oder zumindest Querlesen ist erforderlich, um die Informationen noch weiter zu filtern. Nutzen Sie auch hier die Technik, um diesen Prozess zu beschleunigen.

  • Lesen bzw. Vorlesen - Siehe: <Texte in Pocket in iOS vorlesen lassen> bzw. die Videos ansehen oder Podcasts anhören.
  • Löschen aus Pocket: Sie haben den Inhalt geprüft und sind sich sicher, dass er keine Relevanz für Sie hat
  • Weiter Bearbeiten oder veredeln - Siehe Schritt D unten

Erst jetzt kann es als Ihr Wissen betrachtet werden, weil Sie einen unmittelbaren Bezug dazu aufgebaut haben und es entweder sofort oder später für Ihre Ziele des Wissensworkflows verwenden können.

Das Ergebnis: Hochrelevantes Wissen ist von Ihnen ausgewählt.

D. Bearbeiten / Veredeln

Inhalte, die Sie in Pocket gelesen oder angesehen haben und für sich als wertvolles Wissen behalten wollen, können

  • für eine Aufgabe an OmniFocus weitergeleitet werden: Dadurch wird automatisch eine neue Aufgabe in OmniFocus erstellt, die den Titel des Artikels oder Videos enthält und einen Link zu dem Inhalt bereitstellt. Auf diese Weise können Sie sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren.
  • zur Veredelung an Evernote weiter geschickt werden: Dort wird der Volltext des Artikels gespeichert, Sie können ihn dadurch bearbeiten, eigene Ideen oder Zusammenfassungen hinzufügen und über die Ablage im Notizbuchsystem oder per Schlagwortvergabe in einen für Sie größeren Wissenskontext stellen.
  • zur Entscheidungsfindung genutzt werden
  • als Quelle für Ihre eigenen Schreibarbeiten verwendet werden

Das Ergebnis: Das Wissen ist hoch personalisiert und in den für Sie wichtigen Kontexten verfügbar.

E. Benutzen

Das veredelte Wissen bietet die Grundlage für Ihre tägliche Arbeit, für Ihre Projekte und Ihr Selbstmanagement. Sie können sehr gezielt darauf zurückgreifen, da Sie schon wissen, dass Sie dieses Wissen besitzen.

Das Ergebnis: Sie habe eine auf Sie zugeschnittene Wissensgrundlage für alle Ihre Aufgaben, Projekte und Lebensbereiche.

 

In der Spitze der Wissensworkflow-Pyramide ist nur noch Wissen vorhanden, das für Sie sehr hohe Relevanz hat.

 


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