Eine absolute Notwendigkeit für die optimale Arbeit mit Wissenseinheiten ist eine konsequente Vorgehensweise bei deren Bezeichnungen. Denn nur, wenn Sie Ihrem zukünftigen Ich (dem Sucher) einen Vorsprung geben, haben Sie eine Chance, die Informationsflut zu bändigen. Was heisst das konkret? Es geht darum, bei der Eingabe Ihres Wissens (z.B. Dateinamen, Evernote Notizen-Titel, Terminbezeichnungen oder auch 1Password-Einträgen) Regeln einzuhalten. Hier können Textersetzungen sehr nützlich sein.
Darum geht's - TL;DR
- Eine Wissenseinheit ist eine Art der Organisation, bei der persönliches Wissen in diskrete Einheiten unterteilt und strukturiert wird, um persönlich relevante Informationen zu speichern und abzurufen.
- Denken Sie immer an Ihr "zukünftig suchendes Ich": Struktur, Einheitlichkeit und Umfänglichkeit sind entscheidend für gute Bezeichnungen.
- Verwenden Sie Textersetzungen, um eine Einheitlichkeit bei Bezeichnungen zu gewährleisten.
- Am Beispiel von Kalenderterminen, Dateinamen, Evernote-Notizen und OmniFocus-Aufgaben wird gezeigt, wie gute Bezeichnungen helfen, später schnell die richtigen Einträge zu finden.
Was sind Wissenseinheiten?
Beim Persönlichen Wissensmanagement, aber auch für alle anderen Inhalts-Bereiche, geht es nicht nur darum, eine riesige Sammlung an Informationen aufzubauen, sondern Sie auch so aufzubereiten, dass sie für die verschiedenen Ziele des Wissensworkflows sehr gut nutzbar sind. Dabei spielen Wissenseinheiten eine sehr wichtige Rolle.
Eine Wissenseinheit ist eine Art der Organisation, bei der persönliches Wissen in diskrete Einheiten unterteilt und strukturiert wird, um persönlich relevante Informationen zu speichern und abzurufen. Es kann alles von Dateien, Notizen, Aufgaben, Einträgen in 1Password, Kalendereinträgen oder Mind Maps sein, die durch die eigene, einzigartige Perspektive interpretiert und gespeichert werden.
Dabei spielen Bezeichnungen für diese Wissenseinheiten eine wichtige Rolle, damit Sie später keine Schwierigkeiten haben, sie zu finden.
Sehr gute Bezeichnungen Ihrer Wissenseinheiten
Was sind die Regeln für Bezeichnungen:
Denken Sie dabei immer an Ihr "zukünftig suchendes Ich":
- Struktur: Werden Sie sich klar darüber, was die einzelne Wissenseinheiten für Sie sind und finden Sie eine Struktur in der Bezeichnung, die Sie immer wieder einsetzen.
- Einheitlichkeit: Gerade für die spätere Nutzung des Wissens (siehe Beispiele unten), ist eine Einheitlichkeit entscheidend. So bringt es überhaupt nichts, wenn Sie für ähnliche Dinge immer wieder neue Bezeichnungen verwenden.
- Umfänglichkeit: Schreiben Sie so viel in eine Bezeichnung wie nötig, um später bei der Suche nicht lange überlegen zu müssen, welchen Begriff Sie nun bei der Bezeichnung gewählt hatten.
Einheitlichkeit mit Hilfe von Textersetzungen
Wenn Sie Ihre spezifischen Bezeichnungen für verschiedene Wissenselemente identifiziert haben, erfolgt die einfachste und schnellste Eingabeoption über Textersetzungen.
Damit vermeiden Sie konsequent kleine Unterschiede oder Fehler bei der Eingabe der Bezeichnungen.
Beispiel Kalender
Am Beispiel von Kalenderterminen wird dies besonders deutlich. Jeder hat bestimmte Termine, die immer den gleichen Hintergrund haben. Es sind z.B. bestimmte Meetings oder Kundentermine. Es geht dabei nicht um Wiederholungen, sondern individuell neu eingetragene Termine.
Bestimmte Terminarten sollten zum Teil immer gleich lauten. z.B. „Coaching Termin mit Thomas Müller“ wenn Sie einen neuen Termin im Kalender eingeben
Legen Sie den ersten Teil als Textersetzungen an, schreiben Sie dann nur das Textkürzel:
- ct = „Coaching Termin mit“
Ergänzen Sie es dann um eine spezifische Information, in diesem Fall den Namen des Kunden. Mit Hilfe von TextExpander können Sie sogar Text aus der Zwischenablage oder über ein Eingabefeld automatisch in diese Textersetzung einfügen.
In der Suche ist es dann später ein Leichtes, eine schnelle Übersicht all dieser Termine zu erhalten, bei denen „Coaching Termin mit“ steht.
In unserem Beispiel hilft es sehr, dass alle Mac Business Coaching Termine vorne immer gleich lauten "Mac Business Coaching".
Beispiel Dateinamen
Automatisieren Sie auch die Benennung bei Dateinamen, um eine hohe Konsistenz zu erreichen. Auch das hilft sehr bei der späteren Suche, aber auch beim Sortieren der Dateien.
TextExpander bietet nicht nur die Möglichkeit, Standards für Dateinamen zu definieren (wie bei den Kalendereinträgen), sondern Sie können auch die Datumseingabe im Dateinamen automatisieren. Sie können eine TextExpander-Ersetzung so einrichten, dass Sie anstelle des Datums eine Abkürzung eingeben; TextExpander ersetzt die Abkürzung durch das Datum im Format YYYY-MM-DD. Ich habe TextExpander so eingerichtet, dass bei jeder Eingabe von "edte" das aktuelle Datum eingefügt wird.
Mit diesen Textkürzel halten Sie die o.g. Regeln ein und die Dateinamenerstellung geht sehr schnell.
- edte = 2019-07-22
- mp = „Marketing Projekt“
wird zu
- „2019-07-22 Marketing Projekt.docx“
wenn Sie den Dateinamen ändern.
Hierbei ist es wichtig, dass das Datum vorne im Dateinamen steht, damit eine Sortierung nach Name in der Listendarstellung nach dieser Datumsbezeichnung erfolgt.
Wenn Sie intelligente Suche benutzen, ist eine einheitliche Dateibezeichnung erst recht wichtig:
Ähnlich wie bei den Terminen, finden Sie so zuverlässiger die entsprechenden Dateien, weil Sie eine hohe Einheitlichkeit in der Bezeichnung nutzen.
Beispiel Evernote
Auch wenn Evernote eine Volltextsuche durchführt, ist eine sehr gute Bezeichnung von Notizen und Notizbüchern sehr sinnvoll für die spätere Suche. Auch ist in diesem Fall die Umfänglichkeit, also möglichst gute und ausführliche Beschreibung der Notiz, für die spätere Suche sehr wichtig.
Vor allem, wenn Sie die schnelle Live-Suche mit cmd + J verwenden, bei der sofort die passenden Treffer schon beim Eintippen gezeigt werden.
Aber auch hier ist es für die intelligente Suchabspeicherung sehr wichtig, konsistente Bezeichnungen zu finden.
Beispiel OmniFocus
Auch in OmniFocus ist manchmal eine Suche über alle Inhalte sinnvoll, wenn Sie eine Aufgabe oder ein Projekt schnell aufrufen wollen.
In einem solchen Fall könnten Sie für häufig wiederkehrende, ähnliche Aufgaben, eine einheitliche Bezeichnung definieren und diese in TextExpander speichern.
Beispiel:
ap = „Arbeit prüfen von“
ea = "E-Mail beantworten von"
Dahinter kommt dann der Name des Kunden. In der Suche werden Sie dann zuverlässig alle aktuellen Aufgaben für diesen Aufgabentyp finden.
Beispiel 1Password
Bei der richtigen Bezeichnung von 1Password-Einträgen kommt es nicht unbedingt auf eine Einheitlichkeit an. Hier ist die Umfänglichkeit wichtiger, bei der Sie möglichst viele Begriffe in den Titel schreiben, die für diesen Eintrag wichtig sind.
Über die Suche finden Sie dann den Eintrag auch dann, wenn Ihnen nicht genau der Name der Website einfällt.
Beispiele:
- Statt „Durstexpress“
- Besser „Durstexpress Getränke Flaschen Pfand Lieferung“
So kann man in der 1Password-Suche schnell den Treffer finden, auch wenn einem der Name des Getränkelieferdienstes gerade nicht einfällt.
Auch ist dies besser für die Such-Kombination von 1Password und LaunchBar.
Andere Beispiele
Die Regeln gelten natürlich auch in vielen anderen Themenfeldern und Dateneingabe-Situationen.
- CRM/ERP/Kundenmanagementsystem, z.B. für Wiedervorlagen
- E-Mail-Betreff
- Elemente im Projektmanagement
Überall, wo es darum geht, zu einem späteren Zeitpunkt eine bessere Suche nach diesen Wissens-Elementen zu ermöglichen, sind Struktur, Einheitlichkeit und Umfänglichkeit notwendig für sehr gute Wissensbezeichnungen.
Wenn Sie z.B. mit Kollegen vereinbaren, für bestimmte E-Mails immer eine ähnliche Struktur für den Betreff zu nutzen, können Sie das verwenden, um besser mit Regeln zur automatischen Verwaltung der E-Mail zu arbeiten.
