Wir alle sind heute Daten-Sammler:innen und brauchen diese 4 Skills dafür
In der heutigen digitalen Welt ist das Sammeln und Verarbeiten von Daten unvermeidlich geworden. Egal, ob im privaten oder beruflichen Bereich – wir alle sind in irgendeiner Weise mit Daten, Informationen und Wissen konfrontiert. Das können Dateien, Artikel oder sonstige Inhalte sein, die Sie eines Tages in Ihrem Leben noch einmal benötigen. Es ist wichtig, die notwendigen Fähigkeiten zu besitzen, um diese Daten effektiv zu sammeln, zu bewerten und dann in relevante Informationen und anwendbares Wissen umzuwandeln. Ohne eine gewisse Vorgehensweise, Struktur und Ordnung ist man zu viel damit beschäftigt, Dinge zu suchen, anstatt von der digitalen Produktivität zu profitieren. Deshalb sind wir alle Daten-Sammler:innen und brauchen die Fähigkeiten dafür, damit effektiv und effizient umzugehen.
Datenverarbeitung und -sammlung sind in der digitalen Welt unvermeidlich geworden.
Es ist wichtig, die Fähigkeiten zur effektiven Sammlung und Bewertung von Daten zu besitzen.
Ein gut strukturiertes Ablagesystem ist entscheidend, um von der digitalen Produktivität zu profitieren.
Wissenseinheiten spielen eine wichtige Rolle und sollten bewusst genutzt werden.
Die optimale Bezeichnung von Dateien und Wissenseinheiten ist entscheidend für ein effizientes Wissensmanagement.
Regelmäßige Datenpflege und Aufräumen sind notwendig, um Ordnung zu halten.
Die praktische Nutzung des gesammelten Wissens ermöglicht effiziente Suche und Inspiration.
Zugangsdaten und Informationen sollten gut abgelegt und leicht zugänglich sein.
Um welche Daten geht es?
In Ihrem digitalen Leben haben Sie mit verschiedensten Arten von Daten zu tun. Es ist wichtig zu verstehen, woher sie kommen und warum sie überhaupt in Ihrem Leben Relevanz haben.
Beispiele für solche Daten sind:
Dateien und Ordner im Finder auf Ihrem Mac
E-Mails und deren Inhalte und Anhänge
Wissenseinheiten, z. B. in einem Wissensmanagement wie Evernote
Gespeicherte Artikel und Weblinks in Read-Later-Systemen wie Pocket
Videos
Podcasts
Nachrichten aus Chatsystemen
Informationen aus Social Media
Passwörter und andere Zugangsdaten
Aufgabenverwaltung, etwa in To-do-Listen oder komplexeren Apps für Projektmanagement
Kontakte
Kalendereinträge
und noch mehr …
Das Thema ist so relevant, dass es in seinen jeweiligen Details auch bei Mac Business Coaching immer wieder vorkommt. Daher bieten wir Ihnen hier eine Übersicht, worum es geht. Sie finden zu jedem Skill kurze Erläuterungen. Wenn Sie tiefer in ein bestimmtes Thema eintauchen wollen, können Sie mit einem der verlinkten Artikel starten.
Wissenseinheiten – für Sie hochrelevantes Wissen
Für geschäftliche Nutzer:innen von Mac, iPhone und iPad spielen Wissenseinheiten eine immens große Rolle, auch wenn Sie sich dessen wahrscheinlich nicht sehr bewusst sind. Durch die Digitalisierung gibt es sehr viele Inhalte, die auf Ihren Geräten gespeichert sind. Die haben für Sie einen hohen Wissenswert. Dabei handelt es sich um Wissenseinheiten und Sie sollten sehr bewusst damit umgehen. Eine Wissenseinheit kann eine Datei, eine Notiz, eine Aufgabe, ein Eintrag in 1Password, ein Kalendereintrag, eine Mindmap und mehr sein. Wissenseinheiten können und sollten auch miteinander verbunden werden, um einen hohen Mehrwert zu erbringen. Dabei spielen Notizen eine besondere Rolle.
Skill 1: Entwicklen Sie Ihr perfektes Ablagesystem
Das Thema „Ablagesystem“ taucht in sehr vielen Bereichen im digitalen Leben auf – und ist immer wieder eine Frage im Coaching. Um einen schnellen Arbeitsablauf mit Mails, Inhalten, Wissen und Dateien zu ermöglichen, ist es wichtig, dass Ihre Ablage-Struktur einen klaren Aufbau hat. Dafür gibt es Strategien und Best Practices, die wir Ihnen vorstellen.
Dabei wird kein bestimmtes Ablagesystem vorgegeben, sondern eine Methode, mit der Sie Ihr perfektes Ablagesystem aufbauen können. Die Vorbereitungen für den Aufbau eines perfekten Ablagesystems umfassen einen kreativen Prozess, in dem Sie die wichtigsten Themen/Bereiche Ihres Lebens finden. Daher: Bevor Sie überhaupt anfangen, Ordner oder Postfächer anzulegen, sollten Sie sich genau überlegen, was diese Lebensbereiche für Sie sind.
Ein optimales Ablagesystem brauchen Sie so gut wie überall auf Ihrem Mac, iPhone und iPad: im Finder, in Mail, im Wissensmanagement, im Selbstmanagement, bei der Passwortverwaltung usw.
Der drohende Informationsüberfluss betrifft eigentlich alle, die in Wissens-Berufen arbeiten und mit einer Vielzahl von Informationsquellen - eigentlich Daten-Quellen - klarkommen müssen. Das bedeutet, dass man möglichst wenig Zeit damit verbringen sollte, einen guten Überblick über die relevanten Themen und Inhalte zu bekommen, die täglich auf einen einprasseln. Aus diesem Datenfluss sollten dann spezifische Inhalte gefiltert werden (Ihr persönlicher Informationsfluss), die Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt weiterverarbeiten oder in ein Archiv ablegen können (Ihr persönliches Wissen). Lassen Sie die Technik dabei für sich arbeiten.
Skill 3: Die optimale Bezeichnung von Dateien und Wissenseinheiten ist eine nicht zu unterschätzende Kunst
Eine absolute Notwendigkeit für die produktive Arbeit mit Wissenseinheiten ist eine konsequente Vorgehensweise bei deren Bezeichnungen. Denn nur, wenn Sie Ihrem zukünftigen Ich (das auf der Suche nach Informationen ist) einen Vorsprung geben, haben Sie eine Chance, die Informationsflut zu bändigen. Was heißt das konkret? Es geht darum, bei der Eingabe Ihres Wissens (z.B. Dateinamen, Notizen-Titel in Evernote, Terminbezeichnungen oder auch 1Password-Einträgen) konsequente Regeln einzuhalten. Hier können Textersetzungen sehr nützlich sein.
Im Wissensmanagement spielt die Datenpflege natürlich eine große Rolle. Wenn man ein Tool wie Evernote, OmniFocus oder 1Password benutzt, ist alles für die Katz, wenn man sich nicht bei der Eingabe der Informationen schon Gedanken darüber macht, wonach man in Zukunft einmal suchen wird.
Denken Sie immer an Ihr „zukünftig suchendes Ich“.
Dabei stehen insbesondere drei Aspekte im Vordergrund:
Struktur: Werden Sie sich klar darüber, was genau die einzelnen Wissenseinheiten für Sie sind. Finden Sie dann eine Struktur in der Benennung, die Sie immer wieder einsetzen.
Einheitlichkeit: Gerade für die spätere Nutzung des Wissens, ist die Einheitlichkeit entscheidend. Wenn Sie beispielsweise für ähnliche Dinge immer wieder neue Begriffe verwenden, stiftet das viel Verwirrung und kostet Ihr späteres Ich bei der Suche kostbare Zeit.
Umfänglichkeit: Das können Sie dadurch erreichen, dass Sie bei der Bezeichnung von Wissenseinheiten möglichst viele Begriffe eingeben, die zu der jeweiligen Information passen. Sie wissen nämlich nie, was Ihnen in dem Moment einfällt, in dem Sie dann wirklich danach suchen.
Skill 4: Pflege der Daten - regelmäßiges Aufräumen
In Ihrer digitalen Welt – genauso wie in der realen – spielt die Pflege der Dinge, mit denen Sie arbeiten wollen, eine wichtige Rolle. Neben der guten Bezeichnung der Inhalte (siehe oben), kommen Sie um eine regelmäßige Pflege nicht herum. Das bedeutet, dass Sie konkrete Zeiten in Ihren Arbeitsablauf einplanen sollten, in denen Sie einfach nur aufräumen.
Für bestimmte Dinge tun Sie das sowieso schon. Ihre Mails oder Ihren Kalender gehen Sie beispielsweise jeden Tag durch. Das Gleiche sollten Sie auch für andere Datentöpfe machen.
Mindestens einmal pro Woche sollten Sie im Rahmen des Wochenüberblicks entscheiden, welche Daten für Sie so wichtig sind, dass Sie sie behalten wollen, und wo diese Daten hingehören.
Am besten bauen Sie aber jeden Tag einen konkreten Zeitraum, z.B. 20-30 Minuten zur Datenpflege ein und nutzen eine Checkliste, was Sie durchgehen wollen. Dann verlieren Sie keine Zeit damit, zu entscheiden, was Sie aufräumen.
Skill 4: Praktische Nutzung des Wissens
Die eigentliche Nutzung der Inhalte besteht dann im Suchen, im Stöbern, in der Inspiration, in der Nutzung und in der Weiterentwicklung der Inhalte. Konkret bedeutet das:
Durch die klare Zuordnung in einem Ablagesystem und der richtigen Bezeichnung wird das spätere Auffinden der Inhalte wesentlich leichter.
Sie haben Checklisten, die Sie bei der Verwendung immer weiter verbessern.
Sie nutzen gesammelte Inhalte für Ihr Marketing, Ihren Content oder Ihre Kundenprojekte.
Sie finden Kalendereinträge oder E-Mails mit relevanten Informationen schnell wieder.
Protokolle von Kund:innen oder Leads helfen Ihrem zukünftigen Ich, schnell wieder im Bild zu sein, wenn Sie mit dem jeweiligen Kontakt sprechen.
Zugangsdaten und dazugehörige Informationen haben Sie immer, gut abgelegt zur Verfügung.
Ihr Mac kann mehr. Ihr iPad kann mehr. Sie können mehr.
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