Ordnerstruktur im Cloud-Dienst vorbereiten
Legen Sie im Finder auf dem Mac eine klare Struktur an, In den meisten Fällen reicht es, wenn sie innerhalb eines Jahres- und darin ggf. Quartals-Ordner jeweils die verschiedenen Banken anlegen, in deen sie dann alle Belege ablegen.
z. B. Ihre Cloud > Buchhaltung > 2025 > DeutscheBank. Ergänzen Sie optional einen Ordner „Ihre Cloud > @ Wegsortieren“ für Zwischenablagen.
Dieser Ordner ist dann auch über die Dateien App erreichbar, wenn Sie Ihre Cloud in der Dateien App verbunden haben.
Tipp: Fügen Sie häufig genutzte Ordner zu Favoriten hinzu. Sowohl auf dem Mac als auch in Dateien auf Ihren iOS Geräten.
Rechnungen aus E‑Mails direkt in Dateien speichern
Bei E‑Mail‑Anhängen (PDF, Bild, DOCX usw.) sparen Sie Wege, indem Sie direkt in die Zielablage speichern.
So geht’s in der Mail‑App:
- Anhang antippen > Teilen‑Button > „In Dateien sichern“ > Zielordner wählen > oben Dateinamen anpassen > Sichern
Siehe: <Dateien App - Dateimanagement auf dem iPad und iPhone 
>
Umbenennen im Speichern‑Dialog:
- Tippen Sie im „In Dateien sichern“-Fenster oben in das Namensfeld. Für Rechnungen, die Sie noch bezahlen, fügen Sie vorne zz_ hinzu (z. B. zz_Lieferant_2025‑08‑27.pdf).
- Alternative: Nachträglich umbenennen. In der Dateien‑App Datei gedrückt halten > Umbenennen.
Extra: E‑Mails ohne Anhang als PDF ablegen. In der Mail‑App: Teilen‑Pfeil > Drucken > in der Druckvorschau mit zwei Fingern „aufziehen“ (Pinch‑Out), dann Teilen > „In Dateien sichern“. So archivieren Sie Rechnungs‑E‑Mails als PDF.
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ PDF-Archivierung von Rechnungen direkt aus E-Mails
🚨 Warnung: Leider passiert es immer mal wieder, dass bestimmte E-Mails bei der PDF-Erstellung keinen Inhalt haben.
Rechnungen über Portale laden und ablegen
Viele Rechnungen erhalten Sie über einen Link in der E‑Mail. Öffnen Sie den Link, melden Sie sich an, laden Sie die Rechnung und legen Sie diese sofort in Ihrem System ab. Alternativ rufen Sie die Rechnungsseiten, z.B. über Favoriten auf.
Damit Portal‑Rechnungen konsequent in Ihrem System landen, stellen Sie den Standard‑Download‑Ort ein.
Und wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie das auch auf dem Mac machen, damit alle Downloads auf allen Geräten in einem einzigen Ordner landen und Sie sich regelmäßig um diesen Ordner kümmern können.
Bereits geladene Dateien finden Sie im Safari‑Downloadmanager (Symbol rechts in der Adressleiste). Mit der Lupe öffnen Sie die Datei direkt in der Dateien‑App.
💡 Pro-Tipp: Nutzen Sie einen Passwortmanager wie zum Beispiel 1Password, um die Anmeldung zu beschleunigen. Dabei können Sie sofort die entsprechenden Zugangsdaten auf der Website eintragen und sind schnell an der Stelle, wo Sie die Rechnung herunterladen müssen.
Kennzeichnen, sortieren und schnell wiederfinden
Ihr zz_‑Präfix ist eine einfache, zuverlässige Markierung für „zu zahlen“.
Praxis: Sortieren Sie den Ordner nach Name (A–Z). Dateien mit zz_ stehen dann unten und sind auf einen Blick erkennbar.
Optional Tags nutzen: In Dateien Datei gedrückt halten > Tags > z. B. „Buchhaltung“, „zu zahlen“ wählen. Über „Durchsuchen > Tags“ filtern Sie Ihre fälligen Rechnungen schnell
Favoriten: Legen Sie den Jahresordner und „Wegsortieren“ als Favoriten an, um sie unter „Durchsuchen“ oben im Schnellzugriff zu haben.
