Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 bedeutet eine tiefgreifende Veränderung im Rechnungswesen aller Unternehmen. Obwohl viele Akteure diese Neuerung als Herausforderung empfinden, gibt es zahlreiche praktische Möglichkeiten und Übergangsregelungen, die die Anpassung an die neuen Anforderungen erleichtern. Dieser Artikel richtet sich an Unternehmerinnen, Unternehmer und Selbstständige, die ihre Geschäftsprozesse schrittweise auf elektronische Rechnungen ausrichten möchten, und liefert umfassende Informationen über verfügbare Tools und Fristen. Dabei wird nochmal ganz spezifisch auf Apple-nutzende Firmen eingegangen.
Darum geht's - TL;DR
- Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 erfordert eine Anpassung im Rechnungswesen aller Unternehmen.
- Es gibt Übergangsfristen, die Unternehmen Zeit für eine schrittweise Anpassung geben.
- Bis Ende 2026 sind PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
- Ab 2027 dürfen nur kleinere Unternehmen Papier- oder PDF-Rechnungen senden, wiederum mit Zustimmung des Empfängers.
- Ab 2028 sind ausschließlich E-Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Format für inländische B2B-Transaktionen verpflichtend.
- Unternehmen benötigen Softwarelösungen, um E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen.
- Es gibt verschiedene Tools und Lösungen für das Versenden und Empfangen von E-Rechnungen, auch speziell für Apple-Geräte.
- Unternehmen sollten ihre aktuellen Prozesse inventarisieren, eine Pilotphase einführen, Partner abstimmen und Übergangslösungen einrichten.
Im Oktober letzten Jahres haben wir bereits grundsätzlich über das Thema 
geschrieben, nun gibt es aber weitere Details, die das Thema für Sie nochmal klarer machen können.
Übergangsfristen: Zeit für eine schrittweise Anpassung
Die gute Nachricht ist, dass der Gesetzgeber Unternehmen Übergangsfristen einräumt, damit diese ihre Rechnungsprozesse an die neue Pflicht zur E-Rechnung anpassen können. Die zentralen Punkte lauten:
- Einsatz von PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2026:
Bis einschließlich Dezember 2026 sind PDF-Rechnungen weiterhin zulässig, aber nur, wenn der Empfänger der Nutzung zustimmt. Das "Stillschweigen" des Empfängers auf eine PDF-Rechnung gilt als Zustimmung.
- Differenzierung nach Unternehmensgröße ab 2027:
Ab 2027 dürfen nur kleinere Unternehmen (mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 €) Papier- oder PDF-Rechnungen senden, wiederum mit Zustimmung des Empfängers.
- Vollständige Umstellung bis 2028:
Ab 2028 werden sämtliche Unternehmen – unabhängig von Größe oder Umsatz – verpflichtet sein, ausschließlich E-Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) für inländische B2B-Transaktionen zu verwenden.
Diese Fristen bieten Unternehmen Gelegenheit, sich mit der neuen Technologie und den erforderlichen Prozessen vertraut zu machen. Trotzdem ist es ratsam, frühzeitig mit der Umstellung zu beginnen, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Auch wenn Sie selber noch nicht verpflichtet sind, aus den oben genannten Gründen, werden Sie von anderen entsprechende Rechnungen erhalten und müssen diese in Ihren digitalen Buchhaltungsprozess integrieren.
Arbeiten mit E-Rechnungen: Versenden und Empfangen
❗️ Wichtig: E-Rechnungen versenden
Um E-Rechnungen auszustellen, benötigen Unternehmen Softwarelösungen, die Rechnungsdaten in ein maschinenlesbares XML-Format umwandeln können. Die wichtigsten Punkte:
- Nutzen von Buchhaltungssoftware:
Moderne Buchhaltungsprogramme wie WISO MeinBüro Rechnungen oder Lösungen wie Stotax Select bieten die Möglichkeit, sowohl strukturierte XML-Daten als auch ein PDF für die menschliche Lesbarkeit gleichzeitig zu erzeugen.
- Updates bestehender Software:
Nutzer:innen vorhandener Tools wie CRM-Systeme oder Rechnungssoftware sollten sicherstellen, dass die Programme den neuen Anforderungen entsprechen und gegebenenfalls Updates vom Hersteller anfordern.
- Excel- oder Word-basierte Workflows ersetzen:
Lösungen wie Word oder Excel, die häufig für kleine Mengen an Rechnungen genutzt werden, unterstützen die E-Rechnung nicht direkt. Unternehmen sollten prüfen, zeitnah auf professionelle Buchhaltungssoftware umzusteigen.
E-Rechnungen empfangen und anzeigen
Beim Empfangen von E-Rechnungen stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, XML-Daten zu lesen und für ihre Steuer- oder Buchhaltungsprozesse zu nutzen. Hier einige praktische Ansätze:
1. Visualisierungstools nutzen:
Für kleinere Unternehmen und Selbstständige, die noch keine vollwertige Software für E-Rechnungen nutzen möchten, bieten Viewer-Tools eine sinnvolle Übergangslösung: Es gibt für Mac, iPhone und iPad Tools zum Prüfen von E-Rechnungen. Hier sind einige Optionen:
Mac-Anwendungen
QUBA Viewer
Der QUBA Viewer ist auch für Mac verfügbar. Es handelt sich um einen kostenlosen, quelloffenen E-Rechnungs-Viewer, der für macOS entwickelt wurde. Mit diesem Tool können Sie E-Rechnungen einfach per Drag & Drop öffnen und die XML-Daten in einem lesbaren Format anzeigen lassen.
iOS-Anwendungen (iPhone und iPad)
SevDesk
SevDesk bietet eine iOS-App für iPhone und iPad. Obwohl es sich um eine umfassendere Buchhaltungslösung handelt, ermöglicht sie auch das Anzeigen und Verarbeiten von E-Rechnungen auf mobilen Apple-Geräten.
Lexware Office
Lexware Office verfügt ebenfalls über eine iOS-App, die mit iPhone, iPad und sogar der Apple Watch kompatibel ist. Diese App ermöglicht es Ihnen, E-Rechnungen mobil zu verwalten und zu prüfen.
Webbasierte Lösungen (für alle Geräte)
InvoiceViewer ist eine Web-Anwendung zum Ansehen elektronischer Rechnungen. Diese kostenlose Software visualisiert und verwaltet eingehende E-Rechnungen. Ein besonderer Vorteil ist, dass sie die Rechnungen automatisch nach Datum sortiert.
Papierkram bietet einen kostenlosen webbasierten E-Rechnungs-Viewer. Dieser kann auf jedem Gerät mit einem Webbrowser genutzt werden, einschließlich Mac, iPhone und iPad. Sie können damit XML-Rechnungen im Browser anzeigen, prüfen und als PDF speichern.
Ein weiterer webbasierter Viewer ist der primeXchange XRechnungs-Viewer Er ermöglicht die kostenlose Visualisierung von E-Rechnungen als generisches PDF und ist ebenfalls auf allen Geräten mit Internetzugang nutzbar.
Alle diese Tools bieten ähnliche Funktionen wie QUBA Viewer, wobei einige davon speziell für Apple-Geräte optimiert sind. Die Wahl zwischen einer installierbaren Anwendung und einer webbasierten Lösung hängt von Ihren spezifischen Anforderungen an Datensicherheit und Mobilität ab.
- Systeme für Steuerberater wie zum Beispiel Stotax oder Datev Unternehmen online.
Mit dieser Software können empfangene maschinenlesbare Rechnungen in eine lesbare und PDF-basierte Ansicht umwandeln. Hierbei profitieren Nutzer von einer gesicherten Übertragungsmethode und Cloud-Funktionalitäten.
- Integration in den Buchhaltungsworkflow:
Wer E-Rechnungen systematisch verwalten will, sollte langfristig in ein professionelles Rechnungs- und Buchhaltungsmanagement mit Anbindung an Finanzsoftware investieren. Dabei können Programme wie Stotax Select sowohl Rechnungen generieren als auch empfangen und direkt verwalten.
Fragen Sie Ihren Steuerberater, welches Tool er hier für die Zusammenarbeit empfiehlt. Achten Sie aber auf jeden Fall darauf, dass es auch für die Apple-Geräte geeignet ist.
Empfehlungen für Unternehmen: Sofortmaßnahmen zur Vorbereitung
- Inventarisierung aktueller Prozesse:
Prüfen Sie Ihre derzeitige Rechnungsstellung: Erstellen Sie Rechnungen manuell (z. B. mit Excel) oder bereits mit Buchhaltungssoftware? Wo liegen potenzielle Lücken?
- Pilotphase einführen:
Nutzen Sie den Zeitraum bis zur vollständigen Verpflichtung, um einzelne Rechnungen bereits im E-Rechnungsformat zu versenden und Tools wie Viewer oder Buchhaltungsprogramme im Empfangsprozess zu testen.
- Partner abstimmen:
Klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern, welche Formate diese verwenden werden. Besonders größere Unternehmen oder Institutionen sind bereits verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
- Übergangslösungen einrichten:
Verwenden Sie Tools wie den QUBA Viewer, wenn Sie wenige Rechnungen im Monat empfangen, oder upgraden Sie mittel- bis langfristig Ihre bestehende Software.
