Allen Unternehmerinnen und Selbstständigen steht eine große Änderung in Bezug auf die Rechnungsstellung bevor. Die vergangenen Jahre waren von einer erleichterten Situation geprägt, in der PDF-Dokumente einfach als Rechnungen versendet und empfangen werden konnten. Zum Teil wurden diese auch immer noch ausgedruckt und dem Steuerberater in dicken Ordnern zur Verfügung gestellt. Doch diese Zeit neigt sich nun endgültig dem Ende zu. Auch die vereinfachte Vorgehensweise, nur PDFs zu versenden, wird es in Zukunft nicht mehr geben. Wir müssen uns alle eingehend mit diesem Thema beschäftigen. Daher beginne ich hiermit, eine Übersicht der Neuregelungen zur Verfügung zu stellen. Ich muss mich selbst ausführlich damit auseinandersetzen, wie ich meine Rechnungsstellung künftig im Rahmen der neuen Vorschriften durchführe. Aber auch damit, wie Rechnungen, die von anderen kommen, verwaltet und genutzt werden, denn auch diese werden ja in Zukunft in Form elektronischer Rechnungen ausgestellt. Das bedeutet, dass bisherige Verhaltensweisen komplett überdacht werden müssen. Und damit muss jetzt begonnen werden.
Darum geht's - TL;DR
- Ab dem 1. Januar 2025 wird die Ausstellung von E-Rechnungen bei B2B-Transaktionen in Deutschland obligatorisch.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz, der den europäischen Normen entspricht.
- Zulässige Formate für E-Rechnungen sind “XRechnung” für den öffentlichen Bereich und “ZUGFeRD” für den privaten Sektor.
- Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen und senden können.
- Bis Ende 2026 sind alternative Rechnungsformate wie Papier- oder PDF-Rechnungen noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 2027 gelten unterschiedliche Regelungen je nach Unternehmensgröße.
- Bestimmte Geschäftsvorgänge sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Unternehmen, die sich für eine Umsatzsteueroption entschieden haben, müssen ebenfalls E-Rechnungen einsetzen.
- Unternehmen müssen gesetzliche und organisatorische Voraussetzungen für die E-Rechnungsstellung erfüllen.
- Ab 2025 riskieren Unternehmen Bußgelder bis zu 5.000 €, wenn sie die Anforderungen zur E-Rechnung nicht umsetzen.
Definition E-Rechnungen und zulässige Formate
Das elektronische Rechnungswesen erfährt ab dem 1. Januar 2025 eine wesentliche Veränderung: Für in Deutschland ansässige Unternehmen wird die Ausstellung von E-Rechnungen bei B2B-Transaktionen obligatorisch. Eine E-Rechnung ist dabei als ein strukturierter elektronischer Datensatz definiert, der den europäischen Normen entspricht. Zulässig sind vor allem die beiden Formate "XRechnung" für den öffentlichen Bereich und "ZUGFeRD" für den privaten Sektor, beide basierend auf XML. Ebenso gilt das EDI-Verfahren weiterhin als zulässig, wobei eventuell Anpassungen für das europäische System erforderlich sind.
Pflichten ab 1.1.2025 und Übergangsregelungen
Mit Beginn des Jahres 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und senden können. Während einer Übergangsphase bis Ende 2026 ist das Versenden alternativer Rechnungsformate wie Papier- oder PDF-Rechnungen noch zulässig, sofern die Zustimmung des Empfängers vorliegt. Ab 2027 werden weitere Unterscheidungen nach Unternehmensgröße eingeführt: Firmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen senden, während kleinere Unternehmen bis Ende 2027 noch andere Formate nutzen dürfen.
Aber selbst wenn man selbst nicht unter diese Gruppe fällt und erstmal von der Erstellung der Rechnungen im elektronischen Format ausgenommen ist, werden sie sicherlich mit Lieferanten zu tun haben, die groß genug sind, um die Erfordernis einer solchen Rechnungsstellung zu haben und dann muss man selber die Prozesse und die Ablagemöglichkeiten vorbereitet haben, um solche Rechnungen verwalten zu können.
Ausnahmen
Bestimmte Geschäftsvorgänge sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, dazu gehören steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, B2C-Geschäfte und Gutschriften.
Umsatzsteueroption
Unternehmen, die sich für eine Umsatzsteueroption entschieden haben, müssen ebenfalls E-Rechnungen einsetzen. So betrifft die Neuregelung auch Vermieter, die gewerbliche Flächen an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen vermieten.
Gesetzliche und organisatorische Voraussetzungen für die E-Rechnungsstellung
Unternehmen müssen auf die bevorstehenden gesetzlichen Änderungen reagieren und entsprechende interne Kontrollverfahren implementieren. Hierzu zählen die Sicherstellung der Authentizität von Rechnungen, angemessene Speicherung von Rechnungen und eine lückenlose Dokumentation der Rechnungserstellung und -empfangs.
Haftung
Ab 2025 wird zwischen E-Rechnungen und "sonstigen Rechnungen" unterschieden. Letztere sind alle nicht den EU-Normen entsprechenden digitalen oder Papierformate. Unternehmen, die die Anforderungen zur E-Rechnung nicht umsetzen, riskieren, dass ihre Rechnungen umsatzsteuerlich als ungültig betrachtet und Bußgelder bis zu 5.000 € verhängt werden.
Wie geht es weiter?
Die bevorstehende Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erfordert von Unternehmen eine rechtzeitige Anpassung ihrer Rechnungsstellungsprozesse. Ich werde in den nächsten Wochen hier weitere Recherchen vornehmen und meine Ergebnisse auch bei MacBusiness Coaching veröffentlichen, sodass sie als Clubmitglied gut vorbereitet in das nächste Jahr mit ihrer Buchhaltung starten.
