Das Interview mit Ed Lamont kann als Klassiker bezeichnet werden, denn es ist schon einige Jahre alt. Allerdings finde ich, haben sich die Thesen darin und die Gesprächsinhalte gerade auch im KI-Zeitalter mehr als bestätigt. Es ist weiterhin unglaublich wichtig, ein zentrales Selbstmanagementsystem zu haben, mit dem man sich so weit strukturiert und bewusst macht, was alles im eigenen Leben Relevanz hat. Dann kann man sowohl mit anderen Methoden, wie im Video beschrieben, als auch mit KI-Hilfe diese Aufgaben wesentlich bewusster abarbeiten.
Worum geht es?
Über Getting Things Done lesen Sie auf Mac Business Coaching immer wieder. Nicht ohne Grund, denn wir sind überzeugt, dass Sie „Aufgeräumt, Papierlos und Schnell“ nur mit einer hervorragenden Selbstmanagement-Methode werden können – auch wenn Sie Mac, iPhone und iPad gut beherrschen. Beides zusammen, besserer Umgang mit Technik und eine hervorragende Methode, hilft Ihnen, Ihr Leben zu verbessern. Sie kennen vielleicht andere Methoden und Ansätze, die Sie für Ihr Selbstmanagement nutzen. Interessant ist dabei aber, das GTD als Grundlage dienen und andere Ansätze individuell ergänzt werden können. Wie das geht, habe ich mit dem Getting Things Done Experten, Coach und Trainer Ed Lamont im April 2021 in einem Gespräch erkundet.
Die Aufzeichnung des Webinars
Mitgeschriebene Mindmap aus dem Webinar
Hier sind die Infos, die ich während des Webinars in der Mindmap erfasst habe. Ich nutze unser ClubBenefit iThoughts (als Gold oder Platin ClubMitglied erhalten Sie Rabatte) als Mindmap Programm. Aus iThoughts kann es aber noch in verschiedene Formate exportiert werden.
Download der Mindmap als iThoughts, PDF und Mindmanager Datei
Bildnachweis: Mockup @ Nicolai Wirth/ Mindmap aus dem Webinar mit Ed Lamont zu GTD-Methoden
Protokoll des Gesprächs
Bildnachweis: Mockup @ Nicolai Wirth/ Übersicht verschiedener Selbstmanagement-Methoden
Protokoll / strukturierte Übersicht des Gesprächs
Thema: Getting Things Done im Kontext anderer Selbstmanagement-Methoden
Gast: Ed Lamont, Next Action Associates
Moderation: Nicolai Wirth, Mac Business Coaching
Format: Gespräch / Webinar
Dauer: ca. 45 Minuten plus Abschlussfragen
1. Einleitung und Ziel des Gesprächs
- Nicolai Wirth stellt sich als Betreiber von Mac Business Coaching vor.
- Schwerpunkt von Mac Business Coaching:
- Produktivität für Apple-Nutzer im Business
- effizienter Einsatz von Mac, iPhone und iPad
- Selbstmanagement und methodisches Arbeiten
- insbesondere die Methode Getting Things Done, kurz GTD
- Kerngedanke von Mac Business Coaching:
- „Arbeite, als lebtest du in der Zukunft.“
- Dieser Satz wird nicht nur technologisch verstanden, sondern auch methodisch:
- Es geht darum, durch heutiges Verhalten bessere Voraussetzungen für die Zukunft zu schaffen.
- Methoden helfen dabei, Komplexität, Arbeit und Verhalten besser zu steuern.
2. Vorstellung von Ed Lamont
- Ed Lamont:
- Kanadier
- lebt seit fast 40 Jahren in Europa
- Stationen: Deutschland, Frankreich, heute London
- Gründer bzw. Betreiber von Next Action Associates
- LinkedIn Profil von Ed Lamont
- Persönlicher Zugang zu Methoden:
- Ed beschreibt sich als Fan von Lernen.
- Sein Interesse an Methodik begann unter anderem mit dem Jonglieren.
- Jonglieren wird als Beispiel für methodisches Lernen genannt:
- Man kann schrittweise besser werden.
- Es gibt immer neue Ebenen, die man lernen kann.
- Kontakt zu GTD:
- Ed entdeckte Getting Things Done im Jahr 2004.
- Er übte die Methode zunächst mehrere Jahre selbst.
- Später erwarb er die Lizenz für Europa.
- 2009 wurde in London eine Firma gegründet.
- Später entstand zusätzlich eine deutsche Gesellschaft.
- Spezialisierung:
- Next Action Associates konzentriert sich nahezu ausschließlich auf GTD.
- Ziel: in diesem Bereich zur Weltspitze zu gehören.
- Tätigkeit in:
- England
- Deutschland
- Österreich
- Schweiz
- Irland
3. Grundverständnis von Getting Things Done
3.1 Ursprung und Verbreitung
- David Allen entwickelte GTD bereits in den 1980er-Jahren.
- 2001 wurde die Methode im Buch „Getting Things Done“ kodifiziert.
- Ursprüngliche Erwartung von David Allen:
- ca. 50.000 verkaufte Exemplare wären bereits ein großer Erfolg gewesen.
- Tatsächliche Entwicklung:
- inzwischen mehrere Millionen verkaufte Exemplare
- Übersetzungen in zahlreiche Sprachen
3.2 Warum GTD so populär wurde
- GTD traf einen Nerv der Zeit.
- Die Methode erschien in einer Phase, in der mobile Kommunikation und digitale Arbeitsweisen stark zunahmen.
- Durch Geräte wie BlackBerry und später Smartphones stieg:
- die Anzahl der Themen
- die Komplexität der Aufgaben
- die Erwartung permanenter Erreichbarkeit
- Gleichzeitig wurden viele einfache Tätigkeiten ausgelagert.
- Übrig blieben für Wissensarbeiter zunehmend komplexe Aufgaben.
3.3 Zentrale Wirkung von GTD
- GTD ermöglicht laut Ed Lamont:
- mehr zu schaffen
- mit weniger Stress zu arbeiten
- weniger Dinge fallen zu lassen
- schneller abzuschalten
- mehr „Freizeit im Kopf“ zu haben
- Wichtiger Gedanke:
- Der Kopf ist kein gutes Büro.
- Aufgaben, Verpflichtungen und Ideen sollten außerhalb des Kopfes organisiert werden.
- GTD ist nicht nur eine berufliche Methode:
- Sie kann für das gesamte Leben eingesetzt werden.
- Sie unterstützt auch private Entlastung und mentale Ruhe.
4. Prinzipien von GTD
4.1 GTD als Prinzipiensystem
- Ed beschreibt GTD als System aus Prinzipien.
- Vergleich mit der Schwerkraft:
- Man kann Prinzipien ignorieren.
- Das führt aber meist zu schlechteren Ergebnissen.
- GTD-Prinzipien sind nicht moralisch gemeint, sondern praktisch.
4.2 Prinzip 1: Auslagern aus dem Kopf
- Dinge sollten außerhalb des Kopfes festgehalten werden.
- Der Kopf ist nicht schlecht, aber die Menge der Themen ist zu groß geworden.
- Wird dieses Prinzip ignoriert:
- gehen Dinge verloren
- entstehen Stress und Unklarheit
- schwirren zu viele offene Schleifen im Kopf herum
4.3 Prinzip 2: Früher klären statt später
- Dinge, die eingehen, sind meist noch nicht erledigungsbereit.
- Sie müssen erst durchdacht und geklärt werden.
- Dieses Durchdenken sollte möglichst früh passieren.
- Grund:
- Frühes Klären geschieht ruhiger.
- Spätes Klären passiert oft unter Druck, Panik und Zeitmangel.
- Besser ist:
- bewusst und geschützt nachzudenken
- kreative Lösungen zu ermöglichen
- nicht erst dann zu klären, wenn etwas schiefläuft
5. Die fünf Schritte von GTD
Die fünf Schritte werden nicht im Detail erklärt, aber sinngemäß angesprochen.
- Wichtige Grundidee:
- Eingänge, Denken, Entscheiden und Erledigen sollten nicht vermischt werden.
- Stattdessen werden sie getrennt:
- Sammeln / Erfassen
- Verarbeiten / Klären
- Organisieren
- Durchsehen
- Erledigen
- Nicolai Wirth betont:
- Diese Trennung ist einer der wichtigsten Punkte von GTD.
- Im Alltag wird häufig alles gleichzeitig gemacht:
- etwas kommt rein
- man denkt darüber nach
- man versucht es direkt zu erledigen
- GTD schafft mehr Klarheit, weil die einzelnen Denkschritte getrennt werden.
6. Zeitmanagement versus Selbstmanagement
6.1 Kritik am Begriff Zeitmanagement
- Nicolai Wirth weist darauf hin:
- Zeit kann nicht wirklich gemanagt werden.
- Zeit läuft unabhängig von uns weiter.
- Deshalb ist der Begriff Selbstmanagement treffender.
- Was gesteuert werden kann:
- Aufmerksamkeit
- Fokus
- Energie
- Verhalten
- Entscheidungen
- Erwartungen
6.2 Ed Lamonts Sicht
- Ed stimmt grundsätzlich zu:
- Zeit selbst kann man nicht kontrollieren.
- Dennoch:
- Menschen müssen mit Zeit umgehen.
- Kalender und Termine machen Zeitmanagement im praktischen Sinn relevant.
- Entscheidend ist:
- Man kann den eigenen Fokus in der verfügbaren Zeit lenken.
- Oder man lässt den Fokus von außen lenken, etwa durch das Telefon.
7. Management-Kategorien im Selbstmanagement
Im Gespräch werden mehrere Bereiche genannt, die durch Selbstmanagement betroffen sind:
- Aufmerksamkeitsmanagement
- Was bekommt die eigene Aufmerksamkeit?
- Was wird bewusst wahrgenommen?
- Fokusmanagement
- Worauf richtet man die eigene Energie?
- Was wird aktiv bearbeitet?
- Energiemanagement
- Wie arbeitsfähig ist man überhaupt?
- Was ist möglich, wenn man erschöpft ist?
- Erwartungsmanagement
- Welche Erwartungen hat man an sich selbst?
- Welche Erwartungen haben andere?
- Angstmanagement
- Welche Aufgaben werden vermieden?
- Welche emotional schwierigen Themen blockieren?
- Workflow-Management
- Wie werden Aufgaben, Projekte und Kommunikation organisiert?
- Stressmanagement
- Wie kann mentale Entlastung entstehen?
- Wie gelingt Abschalten?
8. Umgang mit schwierigen und angstbesetzten Aufgaben
8.1 Problemstellung
- Nicolai Wirth spricht an:
- Viele Aufgaben werden nicht erledigt, weil sie unangenehm oder angstbesetzt sind.
- Dabei handelt es sich nicht immer um echte Bedrohungen.
- Oft reichen innere Widerstände, Unsicherheit oder emotionale Belastung.
- Beispiele:
- schwierige persönliche Themen
- unangenehme Entscheidungen
- belastende familiäre Aufgaben
- unfertige Texte oder Berichte
8.2 Ed Lamonts Empfehlungen
8.2.1 Warum klären
- Schwierige Themen werden leichter, wenn klar ist:
- Warum mache ich das?
- Wofür ist es gut?
- Wem hilft es?
- Welches Ergebnis soll dadurch entstehen?
- Der Sinn einer Aufgabe kann helfen, inneren Widerstand zu reduzieren.
8.2.2 Nächste Aktion präzisieren
- Häufig liegt das Problem darin, dass keine echte Next Action formuliert wurde.
- Aufgaben sind oft noch zu groß oder zu unklar.
- Lösung:
- Aufgaben sehr klein schneiden.
- Den nächsten physischen, sichtbaren Schritt definieren.
8.2.3 Beispiel: Schreiben
- Ed vermeidet Formulierungen wie:
- „Bericht fertig schreiben“
- Stattdessen nutzt er:
- „einen sehr schlechten ersten Entwurf schreiben“
- Wirkung:
- Der Perfektionsdruck sinkt.
- Der Einstieg wird leichter.
- Es entsteht Momentum.
8.3 Perfektion als Blockade
- Ed betont:
- Perfektion ist ein häufiger Grund für Aufschieben.
- Nicht alles auf einer Liste wird erledigt.
- Das ist normal.
- Eine vollständige und regelmäßig geprüfte Übersicht hilft dabei:
- sich selbst zu vertrauen
- Prioritäten zu erkennen
- bewusster zu entscheiden
9. Bedeutung der vollständigen Erfassung
9.1 Vollständigkeit als Kern von GTD
- Nicolai Wirth hebt hervor:
- GTD beginnt mit der vollständigen Erfassung dessen, was Aufmerksamkeit hat.
- Erst dadurch entsteht eine Grundlage für:
- Priorisierung
- Fokus
- Auswahl
- bewusste Entscheidung
- Loslassen
9.2 Zusammenhang mit dem Wochenüberblick
- Der regelmäßige Wochenüberblick ist zentral.
- Durch ihn werden:
- Listen geprüft
- Projekte durchgesehen
- offene Schleifen erkannt
- wichtige Themen wieder sichtbar
- Wirkung:
- Der Fokus wird klarer.
- Das Vertrauen ins System steigt.
- Man weiß besser, was wichtig ist und was vermieden wird.
9.3 Eds Einschätzung
- Ed bestätigt:
- Genau diese Vollständigkeit unterscheidet GTD stark von vielen anderen Methoden.
- Der Grund, warum man sich selbst vertrauen kann:
- Das System ist einigermaßen vollständig.
- Es wird regelmäßig überprüft.
- Dadurch ist klarer, was wichtig ist.
10. GTD im Verhältnis zu anderen Methoden
Im Gespräch werden verschiedene Selbstmanagement-Ansätze genannt und zu GTD in Beziehung gesetzt.
10.1 Seven Habits of Highly Effective People
- Ed nennt „The 7 Habits of Highly Effective People“ als wichtigen Vorgänger bzw. komplementären Ansatz.
- Einordnung:
- sehr hilfreich auf höheren Ebenen
- stark bei Prinzipien, Lebensausrichtung und Zielen
- weniger geeignet für detailliertes Workflow-Management
- GTD ergänzt diese Lücke:
- besonders auf der operativen Detailebene
- bei Aufgaben, Projekten und konkreten nächsten Schritten
10.2 Thinking, Fast and Slow
- Nicolai Wirth verweist auf Daniel Kahnemans Modell:
- System 1: schnelles, automatisches Denken
- System 2: bewusstes, langsames Denken
- Verbindung zu GTD:
- Im Alltag hat man nicht ständig Kapazität für bewusstes Nachdenken.
- GTD hilft, bewusste Entscheidungen vorher zu treffen.
- Später kann man sich stärker auf vorbereitete Strukturen verlassen.
- Ed ergänzt:
- Wenn man weiß, wie das Gehirn funktioniert, kann man sich selbst besser steuern.
- Man nutzt die bewussten Momente, um das automatische Verhalten besser vorzubereiten.
10.3 The One Thing
- Nicolai Wirth beschreibt „The One Thing“ als Methode, um sich auf ein zentrales Thema zu konzentrieren.
- Zwei Ebenen:
- persönlicher Purpose bzw. Hauptausrichtung
- konkrete Arbeitsphasen mit starkem Fokus
- Beispiel:
- mehrere Tage hintereinander jeweils mehrere Stunden an einem schwierigen, wichtigen Thema arbeiten
- Verbindung zu GTD:
- Man kann nur dann sinnvoll ein „One Thing“ auswählen, wenn man einen Überblick über alle relevanten Themen hat.
- GTD liefert diese vollständige Übersicht.
- Nicolai Wirths Beispiele:
- Eds „One Thing“: Getting Things Done
- Nicolais „One Thing“: Apple-Nutzer im Business produktiver machen
10.4 Essentialism
- Ed erwähnt Essentialism als verwandten Ansatz.
- Kerngedanke:
- sich auf das Wesentliche konzentrieren
- vieles weglassen
- Einschränkung:
- Für Menschen ist es nicht realistisch, alles andere vollständig auszublenden.
- Man hat Körper, Beziehungen, Alltag, Arbeit, Hobbys und Verpflichtungen.
- GTD hilft dabei:
- bewusst für eine Zeit auf etwas Wesentliches zu fokussieren
- ohne den Rest des Lebens aus dem Blick zu verlieren
10.5 Eat That Frog
- Klassische Idee:
- morgens zuerst die schwierigste Aufgabe erledigen.
- Eds Einschätzung:
- logisch nachvollziehbar
- aber für Menschen nicht immer praktikabel
- Persönliche Anpassung:
- Er beginnt lieber mit einer kleineren Aufgabe.
- Bild: nicht den ganzen Frosch essen, sondern zunächst eine „Kaulquappe“.
- Sinn:
- Momentum aufbauen
- Arbeitsfähigkeit herstellen
- danach schwierigere Themen angehen
10.6 Pomodoro-Technik und Timeboxing
- Pomodoro und Timeboxing werden als verwandte Ansätze erwähnt.
- Gemeinsame Idee:
- Zeitblöcke definieren
- Fokus schützen
- gezielt an einer Sache arbeiten
- Verbindung zu GTD:
- GTD hilft zu entscheiden, was in diesen Zeitblöcken sinnvoll bearbeitet werden sollte.
10.7 Don’t Break the Chain / Streaks
- Nicolai Wirth beschreibt die Methode „Don’t Break the Chain“:
- täglich zu einer festen Zeit an einem bestimmten Thema arbeiten
- die Kette nicht unterbrechen
- nach einer festgelegten Phase eine Belohnung ermöglichen
- Beispiel:
- Jerry Seinfelds Ansatz zum Schreiben von Witzen
- Ed nennt den Begriff Streaks.
- Eds aktuelle Anwendung:
- täglich mindestens einen Satz schreiben.
- Vorteil kleiner Anforderungen:
- Die Einstiegshürde ist niedrig.
- Oft entsteht daraus mehr Arbeit als ursprünglich geplant.
- Verbindung zu GTD:
- Während fokussierter Arbeit braucht man ein System, dem man vertraut.
- Störende Gedanken können erfasst und später bearbeitet werden.
- Dadurch bleibt der Fokus geschützt.
11. GTD als Kern anderer Produktivitätsmethoden
11.1 Nicolai Wirths These
- GTD wird als eine Art Nukleus beschrieben.
- Viele andere Methoden funktionieren besser, wenn GTD als Basis vorhanden ist.
- Grund:
- GTD schafft Übersicht.
- GTD ermöglicht Vertrauen.
- GTD verhindert, dass andere wichtige Themen verloren gehen.
- GTD erlaubt, sich zeitweise voll auf eine Sache zu konzentrieren.
11.2 Beispiel: fokussiertes Schreiben
- Situation:
- Man ist im Schreibfluss.
- Plötzlich fällt einem eine andere Aufgabe ein.
- GTD-Lösung:
- Gedanke schnell erfassen.
- Zurück zur eigentlichen Aufgabe.
- Wirkung:
- Die Idee geht nicht verloren.
- Der Arbeitsfluss bleibt erhalten.
- Das System kümmert sich später um die neue Aufgabe.
12. GTD auf Teamebene
12.1 Teamansätze und individuelle Arbeitsfähigkeit
- Ed weist darauf hin:
- Viele Teamansätze funktionieren nicht gut, wenn die einzelnen Personen ihre Arbeit nicht im Griff haben.
- Beispiele:
- agile Methoden
- Teamprozesse
- kollaborative Systeme
- Diese Ansätze sind nicht im Widerspruch zu GTD.
- Sie sind komplementär.
- Voraussetzung:
- Individuen müssen zuverlässig und klar arbeiten können.
12.2 Geplantes bzw. entstehendes Thema: GTD für Teams
- Ed erwähnt, dass er mit David Allen an einem Buch bzw. Thema zu GTD für Teams arbeitet bzw. dazu recherchiert.
- Ausgangsproblem:
- Einzelpersonen lernen GTD.
- Danach kehren sie in eine chaotische Firmenkultur zurück.
- Dann bleibt oft nur Selbstschutz statt echter Produktivität.
12.3 Prinzipien auf Teamebene
- Die GTD-Prinzipien gelten auch für Teams.
- Die Anwendung sieht aber anders aus.
- Ziel:
- Strukturen schaffen, die Individuen unterstützen.
- Teamprozesse so gestalten, dass sie Klarheit und Fokus ermöglichen.
12.4 Beispiel: Kommunikationsregeln im Team
- Ein Team kann festlegen:
- Welche Kommunikationskanäle werden genutzt?
- Wofür wird welcher Kanal verwendet?
- Welche Reaktionszeiten werden erwartet?
- Beispiel aus dem Gespräch:
- Ein Team reduzierte die Kommunikation auf vier definierte Kanäle.
- Jeder Kanal hatte klare Regeln und Erwartungen.
12.5 Schutz vor Überforderung
- Eds These:
- Individuen können sich allein nicht ausreichend vor Überforderung schützen.
- Vergleich:
- Wenn ein großer Teil der Bevölkerung übergewichtig ist, ist es nicht nur ein individuelles Problem, sondern ein systemisches.
- Ähnlich ist es bei Überarbeitung und Burnout.
- Konsequenz:
- Organisationen und Teams brauchen Strukturen und Prozesse.
- Nur so können Einzelpersonen vor dauerhafter Überlastung geschützt werden.
13. Meetings und asynchrone Arbeit
- GTD kann auf Teamebene dazu beitragen, Meetings zu reduzieren.
- Grund:
- Wenn Menschen ihre Arbeit asynchron zuverlässig organisieren, müssen weniger Entscheidungen in Meetings getroffen werden.
- Vorteile:
- weniger volle Kalender
- klarere Kommunikation
- bessere Vorbereitung
- weniger Abstimmungschaos
- Voraussetzung:
- gemeinsame Sprache
- gemeinsame Begriffe
- klare Definitionen von:
- Projekt
- nächster Aktion
- gewünschtem Ergebnis
- Verantwortlichkeit
14. Möglichkeiten, GTD zu lernen
Ed nennt mehrere Wege:
- Coaching
- individuelle Begleitung
- persönliche Umsetzung
- Seminare
- öffentliche Seminare in Deutschland und England
- Teamtrainings
- besonders wirkungsvoll, wenn ganze Teams gemeinsam geschult werden
- Firmeninterne Einführung
- einheitliche Sprache
- gemeinsame Standards
- verbesserte Zuverlässigkeit
- bessere Vorausschau
- effizientere Meetings
Genannte Anlaufstellen:
- Next Action Partners in Deutschland
- Next Action Associates in England
16. Zentrale Aussagen des Gesprächs
- GTD ist mehr als eine Aufgabenliste.
- GTD ist ein Prinzipiensystem für Selbstmanagement.
- Der Kopf sollte nicht als Speicher für offene Verpflichtungen verwendet werden.
- Frühes Klären ist besser als spätes Reagieren unter Druck.
- Vollständige Erfassung schafft Vertrauen.
- Der Wochenüberblick ist entscheidend für Fokus und Kontrolle.
- Andere Methoden wie The One Thing, Eat That Frog, Pomodoro oder Don’t Break the Chain können durch GTD wirksamer werden.
- GTD hilft, fokussiert zu arbeiten, ohne andere Verpflichtungen zu verlieren.
- Teams profitieren von GTD, wenn gemeinsame Sprache und klare Kommunikationsregeln entstehen.
- Organisationen müssen Strukturen schaffen, die Menschen vor Überforderung schützen.
17. Wichtige Begriffe aus dem Gespräch
- Getting Things Done / GTD
- Next Action
- Wochenüberblick
- Projekt
- gewünschtes Ergebnis
- vollständige Erfassung
- Selbstmanagement
- Aufmerksamkeitsmanagement
- Fokusmanagement
- Energiemanagement
- Angstmanagement
- Timeboxing
- The One Thing
- Essentialism
- Eat That Frog
- Don’t Break the Chain
- Streaks
- Pomodoro-Technik
- asynchrone Kommunikation
- GTD für Teams
18. Mögliche Kernaussage für die Kommunikation nach außen
Getting Things Done bildet eine methodische Grundlage, auf der viele andere Produktivitätsansätze erst richtig wirksam werden. Durch vollständige Erfassung, klares Durchdenken und regelmäßige Überprüfung entsteht Vertrauen in das eigene System – und damit die Freiheit, sich fokussiert auf das Wesentliche zu konzentrieren.
