Diese 5 Produktivitäts-Bausteine brauchen Sie, um auf entspannte Weise hochproduktiv zu sein!
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Produktivitäts-Baustein 1
iPhone und iPad ebenso für die Arbeit einsetzen wie den Mac und alle Geräte konsequent synchronisieren.
Viel Unklarheit, Chaos und entsprechende Unzufriedenheit entsteht, wenn nicht alle Geräte gleichermaßen für die Arbeit eingesetzt werden (können). Manche Informationen oder Dateien sind nur auf dem Mac zu finden, andere immerhin auch auf dem iPad, selten auch auf dem iPhone. Dabei sind alle Geräte ideal für die Arbeit geeignet.
Die mobilen Geräte wie iPhone und iPad werden immer leistungsfähiger, werden aber häufig nicht genauso stark für die Arbeit genutzt wie der Mac. So wird viel produktives Potenzial verschenkt, denn gerade das iPad bietet inzwischen sehr ähnliche Möglichkeiten, seinen Arbeitstag so produktiv zu gestalten wie auf dem Mac. Machen Sie Ihr iPad zum perfekten Business Werkzeug!
Ein Beispiel: Angenommen Sie arbeiten regelmäßig an unterschiedlichen Orten - entweder weil Sie mehrere Arbeitsplätze im Büro haben oder viel unterwegs sind. Es sollte Ihnen dann vollkommen egal sein, auf welchem Gerät Sie Ihre Arbeit anfangen oder fortsetzen. Wenn Sie Mac, iPhone und iPad gleichermaßen für die Arbeit nutzen, haben Sie immer alles griffbereit zur Hand – egal wo Sie sich gerade aufhalten. Voraussetzung ist natürlich, dass auf allen Geräten alle relevanten Daten, gut gepflegt, vorhanden sind!
Sobald Sie damit anfangen, alle Apple-Geräte für Ihre Arbeit einzuspannen, empfehle ich diesen ultimativen Produktivitäts-Booster:
Vorschlag
Alle relevanten Informationen – wirklich alle – zum Business oder privat papierlos auf allen Geräten verfügbar haben: Stets aktuell und optimal synchronisiert alles im Griff haben.
Dann kann Ihnen nicht passieren, was einen meiner Kunden ins Schwitzen gebracht hat. Er wollte die Präsentation für einen Vortrag auf dem iPad aufrufen, als ihm siedend heiß einfiel, dass sich die aktuelle Version noch auf dem Mac zu Hause befindet und nicht auch auf dem mitgebrachten iPad. Peinlich. Etwas Gutes hatte die Sache aber. Wir haben uns anschließend gleich an die optimale Synchronisierung aller Daten gemacht. Das ist relativ aufwändig, weil ein Vorgehen nach Schema F nicht möglich ist, sondern immer nach der individuell besten Lösung gesucht werden muss. Dies gilt vor allem auch dann, wenn Sie Daten im Team nutzen wollen.
Eine noch häufigere Schwierigkeit: die Synchronisierung aller E-Mails und E-Mail-Verzeichnisse auf allen Geräten. In unserer mobilen Arbeitswelt ist es inzwischen üblich, dass Sie ihre E-Mails überall dort abrufen können, wo sie sich aufhalten. Am Rechner im Büro, auf dem Laptop zuhause und auf dem iPhone oder iPad unterwegs. Das klappt aber nur, wenn Sie immer die gleiche Sicht auf ihre E-Mails (im Posteingang, in den selbst angelegten Postfächern, gesendeten Objekte, usw.) haben und dies womöglich auch für verschiedene E-Mail-Konten. Wenn auf den verschiedenen Geräten kein E-Mail-Gleichstand herrscht, ist das ein sehr großer Produktivitäts-Hemmer. Ein Problem, das ich in wenigen Coaching-Stunden für viele meiner Kunden lösen konnte.
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Produktivitäts-Baustein 2
Den Kopf frei haben für das Wesentliche, statt sich - wie so viele - von nur unzureichend genutzten Apple-Geräten und Apps Zeit und Nerven rauben zu lassen.
Technik soll uns Arbeit abnehmen, entlasten, den Kopf freier machen – stattdessen raubt sie vielen Apple-Usern enorm viel Zeit und Nerven. Weitverbreitete Zeitfresser und Nervenräuber sind:
- Fehlendes Grundlagenwissen zum Mac (dem Finder) und Ihrem iOS Gerät
- Zeitraubende Maus-/Trackpadbenutzung, statt ultraschneller Tastaturshortcuts
- Umständlicher Einsatz der Fenster und Schreibtische beim Mac
- Zeitverlust durch unsicher eingerichtete Systeme
- Schreiben und Lesen dauert viel zu lange
All das dauert oft deutlich länger als es Spaß macht und nötig wäre. Was mich immer wieder erstaunt: Die meisten wissen gar nicht, dass Arbeitsschritte deutlich schneller erledigt werden könnte. Allerdings ahnen viele, dass ihr Umgang mit Geräten und Apps noch zu umständlich ist.
Einziges Gegenmittel: Zielgerichtet Zeit investieren, um Technik und Tools richtig gut bedienen zu können – um dauerhaft viel Zeit zu sparen und den Kopf frei zu halten für das Wesentliche.
Allein bei den oben genannten Klassikern der Zeitvergeudung am Mac lassen sich locker zwei bis drei Stunden am Tag einsparen oder vergeuden – je nachdem wie smart die vorhandenen Funktionen genutzt werden.
Vorschlag
Ein wichtiger Schritt in Richtung Steigerung der Produktivität ist, erst mal der Wahrheit ins Gesicht zu schauen.
Machen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme. Nehmen Sie sich Abends einmal zehn Minuten Zeit und notieren Sie, womit Sie an dem Tag mehr Zeit als gewünscht verbracht haben. Was haben Sie als unproduktiv erlebt? Die Chancen sind groß, dass ein paar der oben genannten Zeitvergeuder dabei waren.
Wenn wir unsere typischen Zeitfresser ausfindig machen und auf ein Minimum reduzieren, setzen wir kreative Energie frei, die wir ins Erreichen von gewünschten Ergebnissen stecken können.
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Produktivitäts-Baustein 3
Nur die besten Tools einsetzen - aber sie auch so professionell nutzen, dass sich die Arbeit tatsächlich viel schneller erledigen lässt.
Mac, iPhone und iPad bieten bereits sehr viele Grundfunktionen, die effizientes Arbeiten drastisch fördern. Aber diese Grundfunktionen muss man auch kennen und einsetzen! Nicht sporadisch oder nur vereinzelte davon, sondern viele und durchgängig. Und das tun meiner Erfahrung die weitaus meisten der beruflichen Apple-User nicht.
In meinen sieben Jahren als Mac Business Coach und Trainer ist mir aufgefallen, dass sich erstaunlich viele Menschen zwar über Technik- und Tool-Probleme ärgern (und damit oft viel Zeit verbringen), aber sich scheinbar auf ewig damit abfinden. Verstehe ich auch, denn es braucht einen gehörigen Ruck, um alte Muster zu durchbrechen und sich zu sagen: Mir reicht’s. Ich lerne jetzt den Mac oder mein iPad richtig zu bedienen, statt jeden Tag aufs Neue auf die Suche nach der richtigen Handhabung zu gehen.
Ein Phänomen hat sicher jeder schon mal erlebt: Neue Software angeschafft, installiert, reingeschaut, erste Schritte ausprobiert – und ein richtiges Einarbeiten und Nutzen des Tools dann erst mal auf „Irgendwann“, wenn mehr Luft ist, verschoben. „Irgendwann“ hat man dann schon fast vergessen, dass die Software oder App auf dem Mac, iPhone oder iPad sitzt und auf ihren Einsatz wartet. Schade um das investierte Geld und die Zeit. Denn wir sind ja keine Tool-Jäger und Sammler, sondern wollen Zeit und Geld so investieren, dass wir unsere Ziele leichter erreichen. Schade auch, weil wir es eben nur fast vergessen haben. Unerledigtes, das irgendwo auf uns wartet, ist einer der größten Stressfaktoren überhaupt. Wohl auf gleicher Höhe mit Termindruck.
Tools gibt es wie Sand am Meer. Die Kunst ist, herauszufinden welche unseren Bedürfnissen am besten gerecht werden und sich dann so in sie einzuarbeiten, dass sie nicht zu Zeitfressern oder virtuellen Staubfängern werden.
Vorschlag
Entscheiden statt verschieben.
Als zertifizierter Getting Things Done-Trainer, der diese geniale Selbstmanagement-Methode natürlich auch selbst lebt, weiß ich, wie wichtig die innere Haltung zu selbst- oder fremdbestimmten Aufgaben ist. Mein Vorschlag im Umgang mit Unerledigtem, wie nicht oder unzureichend genutzten Tools, ist:
Entscheiden statt verdrängen. Listen Sie alle Tools auf, die Sie besitzen und entscheiden Sie, wie Sie mit ihnen umgehen wollen. Beherrschen Sie das Tool bereits oder wollen Sie es abschaffen oder aber richtig erlernen? Wann? Es muss nicht sofort sein. Verschieben ist durchaus eine Option, nur nicht auf „Irgendwann“. Wenn Sie diese Entscheidungen getroffen haben, können Sie nach und nach weitere hervorragende Tools kennenlernen - wenn Sie das gezielt machen, steigt Ihre Produktivität mit jedem dieser Tools weiter an.
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Produktivitäts-Baustein 4
Radikal aufräumen – im Kopf – im Büro – auf den Apple-Geräten – und damit papierlos werden.
Aufräumen ist nicht sexy? Radikal aufräumen schon. Weil es Ihren Arbeitstag um ein Vielfaches attraktiver macht. Aufräumen und Strukturieren ist meist eine der ersten Taten, die ich mit meinen Kunden anpacke. Geklärt wird dabei vor allem, in welchen digitalen Tools die entsprechenden Daten landen müssen, damit diese Frage nicht jedes Mal neu entschieden werden muss.
Und wie komme ich von einem papierüberladenen Büro zum geordneten, klaren System einer papierlosen Büroorganisation? Ein richtig guter Profiscanner hilft Ihnen dabei, alles zu digitalisieren. Aber, was nützt Ihnen ein blitzblank leerer Schreibtisch, wenn sich auf Ihrem Mac alles querbeet Durcheinander auf dem Screen oder in Ordnern befindet, die Sie nicht konsequent nutzen. Was hier hilft, ist einmal eine Systematik zu erarbeiten, die Sie so überzeugt, dass Sie sie nicht gleich wieder vergessen und ignorieren. Ziel jeder digitalen Ablage sollte sein, dass Sie in Zukunft Ihre Dateien so gut strukturiert abgelegt haben, dass es ein Leichtes ist, sie wiederzufinden. Und Sie Spaß daran haben, damit zu arbeiten.
Denn abzulegen gibt es eine Menge und für alles gibt es einen optimalen Ort. Wo legt man zum Beispiel am besten zu lesende Internetseiten oder PDF Dokumente ab? Wo erfasst man am besten schnell neue Ideen oder wie kann man das iPad für digitale Skizzen oder Mitschriften verwenden?
Radikal aufgeräumt gehört auch die Flut an E-Mails im Posteingang, die Adressen, Passwörter und PIN-Nummern und auch die Dateien und Ordner, die sich auf dem Schreibtisch tummeln, einfach, weil man nicht weiß, wohin sie sonst kommen könnten. Und werden Sie auch die letzten Bastionen an Papier los - vor allem Ihre Buchführung. Ein professioneller Umgang mit PDF-Dokumenten hilft hier enorm.
Wenn Sie sich schon mal entnervt entschlossen haben, eine Excel-Tabelle lieber neu anzulegen und die Daten darin aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren als immer weiter nach der bereits angelegten Tabelle zu suchen, wissen Sie warum sich eine radikal klare Struktur lohnt.
Vorschlag
Erstellen Sie einen "Wegsortieren"-Ordner in Ihrem Dokumente-Ordner (oder alternativ in Dropbox) und legen ein Alias zu dem Ordner, um diesen auf dem Schreibtisch - am besten oben rechts - abzulegen.
Nun werfen Sie alle Dokumente, die Sie auf dem Schreibtisch haben, in diesen Wegsortieren-Ordner und tun dies auch für neue Dokumente, die (sonst) auf dem Schreibtisch landen würden. Gehen Sie diesen Ordner regelmäßig durch und löschen bzw. sortieren die Dateien weg. Eine Kleinigkeit, die gleich mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch bringt.
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Produktivitäts-Baustein 5
Die Tools für Ihr Selbst- und Projekt- und Wissensmanagement perfekt beherrschen und nutzen.
Mindestens ein Semester hätte ich gespart, wenn mir schon im Studium klar gewesen wäre, wie wichtig professionelles Management ist und wie es funktioniert. Gut, als Student kann man es sich vielleicht noch leisten, nicht ständig auf höchste Effizienz zu achten. Doch spätestens in einer leitenden Position oder in der Selbstständigkeit wird einem eine Binsenweisheit bewusst: Zeit ist Geld.
Diese Grafik zeigt das Dilemma:
Wer seine Arbeit nicht optimal managt, zahlt drauf. Im oberen Szenario ist man zwar viele Stunden am Tag beschäftigt, aber schafft wenig. Im unteren Szenario wird besseres Management betrieben - es fallen weniger Stunden am Tag an und es wird weniger Zeit mit administrativen Aufgaben (auch umständlichem Umgang mit der Technik) verbracht als mit Tätigkeiten, die Geld einbringen. Das wollen wir erreichen.
Selbstmanagement, Projektmanagement und Wissensmanagement werden oft unterschätzt. Viele nutzen dafür einfach irgendwelche Tools, von denen sie sich weniger Chaos für die eigene Organisation erhoffen. Allerdings – und das ist oft der entscheidende Fehler - ohne dabei methodisch vorzugehen. Methoden und Tools gehören aber unweigerlich zusammen. Auch wird die Auswahl der entsprechenden Tools häufig aus dem Bauch heraus getroffen, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, was diese leisten können und sollen.
Ideale Kombi: Methode „Getting Things Done“ und Software „OmniFocus“
Vielleicht haben auch Sie schon zig verschiedene Aufgaben-Apps ausprobiert, sind aber immer wieder daran gescheitert, eine davon konsequent zu nutzen. Das liegt nicht etwa daran, dass die Apps schlecht sind, sondern daran, dass vorausgesetzt wird, dass Sie eine sinnvolle Methode für die Nutzung der App kennen. Haben Sie keine gute Vorgehensweise, nützt auch die beste App nichts. Die zuverlässigste Methode, sein persönliches Selbstmanagement zu organisieren, die ich kenne, ist Getting Things Done (GTD) von David Allen. Im Kern geht es darum, zweifelsfrei zu wissen, welche inneren und äußeren Verpflichtungen man eingegangen ist und davon ausgehend bewusst zu entscheiden, was man wann tun will. Die nächste Ebene ist dann mit den besten Tools das Tun selber zu beschleunigen.
Statt ständig neu zu überlegen, ob das, was man tut auch zielführend und gerade jetzt das Wichtigste ist, bläst GTD den Kopf frei, indem es das Vertrauen in ein sicheres System stärkt, das Sie zur rechten Zeit an die anstehenden Aufgaben erinnert. Wenn Sie die Grundlagen von GTD kennen und für sich bereits einsetzen, ist das Tool OmniFocus die beste Wahl, um entspannt produktiv zu sein.
Komplexe Projekte mit Merlin Project managen
Projektmanagement und Selbstmanagement sind zwei Mitglieder aus der gleichen Familie, dennoch sind sie sich so unähnlich wie Schwager und Cousin. Projektmanagement erfordert andere Methoden und Tools als diejenigen, die für das Selbstmanagement sinnvoll sind. Projektmanagement braucht nicht jeder. Nur wenn Sie größere, komplexe Abläufe – auch in Teams - sauber planen wollen. Vor allem auch, wenn ein Budget in diese Planung einbezogen werden soll und Sie all das mit anderen Stakeholdern sauber kommunizieren müssen. Auf dem Mac gibt es keine bessere Projektmanagement-Software als Merlin Project.
Halten Sie Ihr Wissen mit Evernote fest
„Damit hatte ich mich doch schon mal ausgiebig beschäftigt – aber wo sind meine Notizen?“ Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Stellen Sie sie sich oft? Dann ist Ihr Wissensmanagement verbesserungswürdig.
Evernote eignet sich hervorragend dazu. Wenn Sie Evernote voll nutzen, sind Sie das Problem mit verlorenem Wissen und vergessenen Ideen für immer los.
Für die Bereiche Selbstmanagement, Projektmanagement und Wissensmanagement gibt es noch einige weitere Tools, die sich besonders gut eignen sie digital effizient abzubilden. Dazu gehören Mindmapping per iThoughts, Passwortverwaltung mit 1Password oder Speedreading mit Pocket.
Vorschlag
Nehmen Sie sich Zeit, um einen der größten Zeitfresser überhaupt endgültig zu beseitigen: Sie überlegen immer wieder neu, wo sie bestimmte Dateiarten (nur Dokumente, PDF Dokumente, Bilder, allgemeine Informationen) ablegen sollen. Überlegen Sie es noch einmal, aber richtig und bleiben bei Ihrer Entscheidung. Das kennen Sie schon von Baustein 3 – Radikal aufräumen.
Denken Sie weiter: Bei jeder Dateiart ist auch wichtig zu wissen, ob Sie diese Datei nur auf einem Gerät benötigen (eigentlich immer seltener der Fall) oder zum Beispiel auch, wenn sie unterwegs sind und jederzeit von ihrem iPhone oder iPad darauf zugreifen wollen. Dieses Wissensmanagement in Kombination mit den richtigen Ablageorten muss einmal vernünftig ausgewählt und entschieden sein, dann ist der gesamte Arbeitsfluss wesentlich klarer und Sie sparen enorm viel Zeit.
