PDF Expert auf dem iPad ermöglicht es, PDF-Dokumente vollständig in einer App zu lesen, zu bearbeiten, zu kommentieren und zu verwalten, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

• Markieren, kommentieren und handschriftliche Notizen direkt im PDF anfertigen
• Verträge, Konzepte und Besprechungsunterlagen prüfen, ergänzen und unterschreiben
• Seiten verwalten, Dokumente zusammenführen, Formulare ausfüllen und Inhalte schwärzen
• Mehrere PDFs gleichzeitig in Tabs öffnen und vergleichen
• Dokumente lokal und in der Cloud organisieren und synchronisieren
• Eigene PDF-Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben nutzen
• Bearbeitete PDFs direkt weitergeben oder abgeflachte Kopien erstellen

• PDF in Vorschau-App öffnen (zum Bearbeiten).
• Im Finder dieselbe PDF auswählen und Leertaste drücken (öffnet Quick Look).
• Beide Fenster (Vorschau & Quick Look) nebeneinander anordnen.
• In beiden Fenstern unabhängig blättern und vergleichen.
• Ideal, um verschiedene Seiten eines PDFs parallel zu sehen und zu bearbeiten.

Man muss kein Künstler sein, um das volle Potenzial des Apple Pencil auszuschöpfen. Obwohl Apple's Werbung oft andeutet, dass Kreativität im Vordergrund steht, bietet der Apple Pencil in vielen weiteren Bereichen bemerkenswerte Vorteile. Hier erfahren Sie, warum der Apple Pencil gerade im geschäftlichen und alltäglichen Kontext ein unverzichtbares Tool sein kann, auch wenn Sie ihn nicht zum Zeichnen verwenden.

Das iPad ist ein leistungsstarkes Werkzeug – insbesondere in Kombination mit dem Apple Pencil. Wer jedoch oft mit dem Stift schreibt oder zeichnet, bemerkt schnell, dass die glatte Glasoberfläche des iPads nicht das gleiche Gefühl wie Papier bietet. Eine Lösung dafür sind Displayschutzfolien, die speziell für die Nutzung mit einem Stift entwickelt wurden. Diese Folien ahmen die Textur von Papier nach und verbessern das Schreib- und Zeichen-Erlebnis erheblich.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 bedeutet eine tiefgreifende Veränderung im Rechnungswesen aller Unternehmen. Obwohl viele Akteure diese Neuerung als Herausforderung empfinden, gibt es zahlreiche praktische Möglichkeiten und Übergangsregelungen, die die Anpassung an die neuen Anforderungen erleichtern. Dieser Artikel richtet sich an Unternehmerinnen, Unternehmer und Selbstständige, die ihre Geschäftsprozesse schrittweise auf elektronische Rechnungen ausrichten möchten, und liefert umfassende Informationen über verfügbare Tools und Fristen. Dabei wird nochmal ganz spezifisch auf Apple-nutzende Firmen eingegangen.

Die Feiertage bieten eine ideale Gelegenheit, um die digitale Organisation auf Vordermann zu bringen. Gerade in stressigen Arbeitswochen werden Mails und Notizen oft gesammelt, aber zu selten systematisch verarbeitet. Dies führt schnell zu Chaos – sowohl in der Mailbox als auch in anderen digitalen Tools wie Notizen-Apps, Aufgaben- und Bookmark-Systemen. Sich gezielt eine dieser Inboxen vorzunehmen, bietet den perfekten Einstieg in Ihre persönliche "Inbox Zero"-Strategie.

Sie können sich auf Ihrem iOS Gerät Texte in fast jeder App vorlesen lassen. Sie werden feststellen, Ihre Lesegeschwindigkeit erhöht sich enorm und Sie können sich das Gelesene gut merken. Hier wird die Konfiguration und Benutzung auf dem iPad vorgestellt.

Die Themen Selbstmanagement, Wissensmanagement und Papierloses Büro stehen in einem unmittelbaren, sich gegenseitig fördernden (und leider auch schadenden) Zusammenhang. Ein (annähernd) papierloses Büro kann nur mit der richtigen Methode und den dazu passenden Tools geschafft werden. Es kommt nicht (nur) auf den Scanner, Schredder und ein Tool wie Evernote an, sondern wie man sein Leben und Zeug im Allgemeinen im Griff hat.

Allen Unternehmerinnen und Selbstständigen steht eine große Änderung in Bezug auf die Rechnungsstellung bevor. Die vergangenen Jahre waren von einer erleichterten Situation geprägt, in der PDF-Dokumente einfach als Rechnungen versendet und empfangen werden konnten. Zum Teil wurden diese auch immer noch ausgedruckt und dem Steuerberater in dicken Ordnern zur Verfügung gestellt. Doch diese Zeit neigt sich nun endgültig dem Ende zu. Auch die vereinfachte Vorgehensweise, nur PDFs zu versenden, wird es in Zukunft nicht mehr geben. Wir müssen uns alle eingehend mit diesem Thema beschäftigen. Daher beginne ich hiermit, eine Übersicht der Neuregelungen zur Verfügung zu stellen. Ich muss mich selbst ausführlich damit auseinandersetzen, wie ich meine Rechnungsstellung künftig im Rahmen der neuen Vorschriften durchführe. Aber auch damit, wie Rechnungen, die von anderen kommen, verwaltet und genutzt werden, denn auch diese werden ja in Zukunft in Form elektronischer Rechnungen ausgestellt. Das bedeutet, dass bisherige Verhaltensweisen komplett überdacht werden müssen. Und damit muss jetzt begonnen werden.

Für das papierlose Büro ist ein Ablauf für die einfache Unterschrift von Dokumenten wichtig. Sie müssen nicht erst ein Dokument ausdrucken, es unterschreiben und dann scannen, um es zu schicken. Es gibt auf dem Mac verschiedene Wege, eine Unterschrift unter ein PDF oder Word-Dokument zu bekommen. Dabei müssen Sie aber unbedingt die Rechtsgültigkeit solcher digitalen Unterschriften beachten. Diese ist nicht unbedingt gegeben.

Das Zusammenführen von PDF-Dateien zu einem einzigen Dokument kann eine häufige Notwendigkeit für viele Benutzer sein, die mit digitalen Dokumenten arbeiten. Glücklicherweise bietet macOS eine integrierte Funktion, die es ermöglicht, PDFs direkt im Finder über Schnellaktionen zu kombinieren. Diese Funktion ist besonders praktisch, da sie den Bedarf einer händischen Kombination in einer PDF-Software eliminiert und damit den Prozess wesentlich beschleunigt.

In der PDF Software "Vorschau" auf dem Mac gibt es eine nützliche Funktion, die Ihren Weg zum papierlosen Büro weiter ebnen wird. Anstatt Verträge, Aufträge oder Ähnliches zunächst ausdrucken zu müssen, um sie dann zu unterschreiben, um sie dann wiederum zu scannen und an den Vertragspartner zurückzuschicken, können Sie alles digital, innerhalb von Vorschau, erledigen.

Ihre Apple Geräte können Text vorlesen lassen. Dabei führt die Kombination aus Lesen und gleichzeitig vom Computer (Mac, iPhone oder iPad) vorlesen lassen, zu einem echten Produktivitätsschub. Sie können auch auf dem Mac Texte in jeglichem Programm vorlesen lassen. Sie werden feststellen, Ihre Lesegeschwindigkeit erhöht sich enorm und Sie können sich das Gelesene gut merken. Es hilft auch sehr gut dabei, Fehler in eigenen geschriebenen Texten besser zu erkennen.

Ob es sich um Geschäftsberichte, persönliche Informationen oder vertrauliche Korrespondenz handelt, die Sicherheit Ihrer PDF-Dokumente zu gewährleisten, ist manchmal entscheidend. Glücklicherweise bieten Mac eine einfache Möglichkeit, PDF-Dateien zu erstellen, die passwortgeschützt oder gesperrt sind, um unbefugten Zugriff oder Nutzung zu verhindern. Sie können dabei sowohl verhindern, dass ein PDF bearbeitet, gedruckt oder sogar schon geöffnet wird. Selbstverständlich besteht der Passwortschutz auch über Systemgrenzen hinweg - also auch auf Windows Rechnern oder iPhone und iPad.

Neben den neuen M3 MacBook Pro und iMac hat Apple einen neuen, günstigen Apple Pencil zum Verkauf freigegeben, der schon vor einigen Wochen angekündigt wurde. Dieser ersetzt keinen der bisherigen Stifte, sondern wird zusammen mit ihnen verkauft, so dass es jetzt drei Apple Pencils gibt und es für iPad-Besitzer, die einen für ihr Tablet kaufen möchten, noch unübersichtlicher wird. Was zusätzlich verwirrt: der Pencil hat einen einfacheren Funktionsumfang und kann mit USB-C geladen werden.

€€ Mac Business Coaching ClubMitglieder erhalten wie immer Rabatt auf Apple Hardware. €€

Die Kombination von PDF-Dokumenten auf dem Mac kann mit der Vorschau-App problemlos durchgeführt werden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie PDFs miteinander kombinieren können, sei es das Hinzufügen eines kompletten Dokuments oder das Einfügen einzelner Seiten. Durch die Verwendung der Miniaturansicht und der Seitenleiste in Vorschau können Sie Ihre PDFs nach Bedarf organisieren und sortieren.

iOS und insbesondere iPadOS fügte seinen Screenshot-Optionen die Möglichkeit hinzu, eine ganze Webseite als PDF zu erfassen. Das bedeutet, dass der Screenshot nicht nur das erfasst, was Sie gerade auf dem Bildschirm sehen können. Wenn Sie eine Webseite anzeigen, die wirklich, wirklich lang ist, kann der Screenshot nun die ganze Seite erfassen und verwandelt sie in ein sehr langes PDF. Dies ist besonders dann sehr hilfreich, wenn Sie Anmerkungen an Seiten Ihrer eigenen Website (Änderungswünsche) machen wollen, um sie z.B. an Ihren Webentwickler zu schicken.

Möchten Sie völlig papierlos arbeiten? Dann werden Sie in erheblichem Umfang mit PDF-Dokumenten umgehen. Die PDF-Handhabung auf dem iPhone und iPad hat sich im Laufe der letzten Jahre erheblich verbessert. Sie können nicht nur Dokumente als PDF mit der Kamera scannen, sondern auch Dokumente unterschreiben und an den Empfänger versenden und sogar die Unterschrift anderer elektronisch anfordern.

Die Digitalisierung mag in Deutschland wie eine Schnecke vorankommen, es gibt aber doch langsam aber sicher Bereiche, bei denen sie wirkliche Fortschritte gemacht hat. Ein Bereich stellt für mich ganz persönlich das Einreichen von Versicherungsabrechnungen bei meiner Krankenversicherung dar. Falls Sie noch Ihre Abrechnungen umständlich per Post schicken, schauen Sie mal auf der Website Ihres Versicherers nach, ob es inzwischen eine digitale Einreichungsform gibt.

Entdecken Sie den ScanSnap Tischscanner und erleben Sie selbst, wie einfach die papierlose Büroorganisation mit einem ordentlichen Scan-Workflow ist. Wie mit anderen Elementen der Computernutzung auch, darf es nur minimalen Aufwand bedeuten, Papierinhalte zu digitalisieren. Das bedeutet nicht nur, etwas in ein PDF auf DIN A4 zu scannen, sondern auch sämtliche Nachbearbeitungen entweder komplett wegfallen zu lassen oder diese extrem einfach zu tun. Diesen Job übernimmt der ScanSnap iX500 von Fujitsu mit Bravour. Dieser Artikel ist zwar über dieses inzwischen abgelöste Modell, aber die Nachfolgerin davon (iX1600) bietet die gleichen Funktionen und noch mehr darüber hinaus.

Hier hat Apple einmal an die vielen Webdesigner und ihre Kunden gedacht, denn es gibt eine Sache, die für diese Zielgruppe sehr wichtig ist: Eine Internetseite komplett in einer Datei (als Grafik oder PDF) speichern, damit man diese kommentieren oder Teile daraus ausschneiden kann. Auch ist das wieder ein Stück hin zum Papierlosen Büro, denn man muss diese Seiten nicht mehr auf Papier drucken, sondern kann sie z.B. direkt auf dem iPad mit dem Pencil kommentieren oder markieren. Sie können also (lange) Internetseiten, so wie sie wirklich aussehen, in einer PDF Datei speichern und sofort Markierungen darin vornehmen. 

PDF Dokumente enthalten oft Textabschnitte, die so gestaltet sind, dass sie zwar gut aussehen, aber sehr schlecht markiert werden können. So gibt es z.B. unsichtbare Tabellen, um Textblöcke nebeneinander zu platzieren. Wenn Sie dann einen dieser Textblöcke zum Kopieren markieren wollen, wird diese Markierung nicht innerhalb des Textblocks, sondern zeilenweise quer über alles hinweg vorgenommen. Dann ist sinnvolles Kopieren unmöglich. Zum Glück können Sie in Vorschau eine exakte Textauswahl vornehmen.

Wenn Sie einen Teil eines PDF-Dokuments als ein neues Dokument anlegen wollen, geht das sehr einfach. Vielleicht möchten Sie nur einen Teil eines Artikels oder eines Konzepts an jemanden schicken, dann ziehen Sie markierte Seiten aus der Miniaturansicht in Vorschau einfach in den Finder. Dort wird mit den herausgezogenen Seiten ein neues PDF erstellt.

PDF Dokumente aus anderen Dateien (z.B. Word, E-Mail, Internetseiten) zu erstellen, gehört zum papierlosen Alltag. Wenn Sie dies häufig machen müssen oder sehr viele PDF-Dateien hintereinander erstellen wollen, ist der normale Weg per Mausklick über das Drucken-Menü nervig und umständlich, da Sie zwischen Maus- und Tastatureingaben wechseln müssen. Sie sollten sich deshalb einen Tastaturshortcut einrichten, um nur die Tastatur zu verwenden. Das ist ein echter Zeitsparer-Tipp.

Readdle hat seine PDF Expert-Software für den Mac aktualisiert und bringt ein umfangreiches Redesign und neue Funktionen. Zum ersten Mal wird auch der Dark Mode unterstützt. Daneben wurden aber auch noch ein paar bedeutungsvolle technische Neuerungen eingeführt, die dieses PDF Programm auf das Niveau ähnlicher Apps heben, z. B. Texterkennung von Scan, Verbesserungen für Scans, Umwandlung von PDF in Office Dokumente und mehr.

Scanner Pro, eine der beliebtesten Scanner-Apps im App Store, wurde aktualisiert und um eine Funktion erweitert, mit der Sie unerwünschte Objekte aus gescannten Seiten entfernen können. Scanner Pro unterstützt jetzt Magic Eraser, eine Funktion, die Finger und mehr aus Scans entfernen kann. Magic Eraser ist KI-gesteuert und für alle Scanner Pro-Benutzer kostenlos verfügbar. Die Funktion kann sogar Löcher in Seiten und mehr entfernen.

Die Textbearbeitung in einem PDF kann mit Hilfe unseres ClubBenefit PDFPenPro noch automatisiert werden, wenn Sie Suchen/Ersetzen verwenden. Hiermit können Sie Text durch anderen Text ersetzen, aber auch Text schwärzen oder herauslöschen. Dies funktioniert auch in gescannten Dokumenten, die Sie vorher einer Texterkennung (OCR) unterzogen haben.

Vorschau ist für die meisten Fälle zum Ansehen und Navigieren von PDF-Dokumenten eine sehr gute App. Dafür öffnen Sie per Doppelklick das PDF Dokument in Vorschau (wenn Sie Vorschau als Standard für PDF eingerichtet haben). Wenn Sie eine PDF-Datei öffnen, erfolgt dies mit den Voreinstellungen im macOS Programm Vorschau. Ein wichtiges Element bei mehrseitigen Elemente ist die linke Seitenleiste, die evtl. nicht direkt sichtbar ist.

Schnell mal Papierdokumente scannen und als PDF speichern? Anstatt eine andere Scan-App zu starten, dort zu scannen und das Ergebnis an Dropbox zu senden, können Sie auch direkt in der Dropbox App scannen. Dropbox führt dabei das optimale Scannen (z.B. Zuschneiden auf die Blattgröße) genauso zurverlässig aus wie dedizierte Scan-Apps. Sie können sowohl einzelne Seite scannen als auch direkt mehrseitige Scans in einer PDF-Datei zusammenfügen.

Sie haben einen Vertrag, eine Broschüre oder eine Präsentation als PDF vorliegen, würden das Dokument aber gerne als vollständig bearbeitbare Version in Word, Excel, Powerpoint haben? PDFPenPro ermöglicht Ihnen den Export eines PDF in ein Office-Dokument und das Ergebnis ist erstaunlich.

Unser ClubBenefit PDFPenPro von Smile Software gehört für Mac Business Coaching zu den wichtigsten Produktivitäts-Instrumenten. Eine PDF-Software als Produktivitäts-Instrument? Mit der hauseigenen PDF-Software "Vorschau" von Apple kommt man eben nur bis zu einem gewissen Punkt, danach ist ein Profi-Tool notwendig. Lernen Sie im kostenfreien ClubWebinar, wie Sie mit PDFPenPro PDF Dokumente umfangreich bearbeiten, Texterkennung bei gescannten Dokumenten durchführen, eigene Formulare in PDF Dokumente einbauen und wirklich vieles, vieles mehr. 

Sollten Sie häufig mit PDF Dateien arbeiten und dabei stärkere Veränderungen an diesen vornehmen müssen als das mit Vorschau möglich ist, ist unser Webinar für die Profi-Bearbeitung von PDF mit PDFPenPro interessant. Durch das Webinar werden Sie in der Lage sein, sofort mit der PDF Bearbeitung zu starten.

Wann: Donnerstag, 26. November 2018, 8:00 - 8:30 - Hier gehts zur kostenlosen Anmeldung
Wo: Online als Webinar
Preis: 0,- €

Vorschau auf dem Mac ist schon super für viele PDF-Jobs, warum also PDFPenPro (unser ClubBenefit) zusätzlich? Weil Sie damit PDF Dokumente Ihrem Willen unterwerfen! PDFPen von Smile Software gehört für Mac Business Coaching zu den wichtigsten Produktivitäts-Instrumenten. Eine PDF Software als Produktivitäts-Instrument? Mit der hauseigenen PDF-Software "Vorschau" von Apple kommt man eben nur bis zu einem gewissen Punkt, danach ist ein Profi-Tool notwendig. Mit PDFPenPro können Sie PDF Dokumente umfangreich bearbeiten, Texterkennung bei gescannten Dokumenten durchführen, eigene Formulare in PDF Dokumente einbauen und wirklich vieles, vieles mehr.

Wenn Sie ein Dokument auf Papier erhalten und es scannen, bietet Ihr Scanner vielleicht schon eine optische Texterkennung (OCR) an. Wenn OCR durchgeführt wird, ist das PDF Dokument durchsuchbar und Text kann sogar ausgewählt, kopiert und geändert werden (mit der geeigneten Software). Sollte Ihr Scanner kein OCR anbieten oder Sie ein gescanntes Dokument ohne erkannten Text erhalten (ein Bild), können Sie mit PDFPenPro jederzeit nachträglich eine Texterkennung durchführen.

Das papierlose Büro rückt wirklich immer näher. Mit einem 500 Blatt Paket kommt man schon ein paar Monate aus. Alles kann gescannt oder direkt digital erstellt werden. Gerade, wenn man selbstständig ist, gibt es trotzdem einige Papierdokumente, die nicht einfach entsorgt werden können. Noch mehr: Sie müssen sogar sehr sicher aufbewahrt werden. Ich habe daher vor einigen Jahren ein Schließfach gemietet, vor allem für notarielle Urkunden. Warum ist das sinnvoll und was sollten Sie dabei beachten?

PDF Dokumente können bei ihrer Erstellung sehr große Dateien sein. Dies kann mit Hilfe von Vorschau verbessert werden. Mit Hilfe des Quartz-Filters, welcher in Vorschau integriert ist, wird die Größe eines noch nicht gespeicherten PDF-Dokuments geschrumpft und dadurch für eine Verkleinerung der Dateigröße gesorgt. Bestehende PDF Dokumente müssen dafür neu exportiert werden.

PDFPenPro ist ein Profi-Werkzeug zur PDF Bearbeitung und eines unserer ClubBenefits. Die in diesem Artikel beschriebene Möglichkeit ist sicherlich eine der wichtigsten und interessantesten Funktion von PDFPenPro, denn das ist mit Vorschau und anderen PDF Viewern nicht machbar: Sie können einen Teil des Textes in einem PDF Dokument markieren und dann auf den "Text korrigieren“-Button drücken, um einen normalen, beschreibbaren Text zu erhalten. Allerdings gibt es hier auch starke Einschränkungen.

Outbank ist eine seit vielen Jahren etablierte, bankenunabhängige Bankingsoftware, die in Deutschland entwickelt wurde. Sie können darin die unterschiedlichsten „Konten“ (Bank, Kreditkarte, Meilen- oder Bonuskarten) hinterlegen und Ihre Buchungsvorgänge dadurch an einem Ort, in einer Datenbank, laden. Sie erhalten nicht nur einen sehr übersichtlichen Überblick Ihrer Finanzdaten, sondern es hilft auch sehr bei der Durchführung Ihrer digitalen Buchhaltung.

In diesem Video möchte ich gerne zeigen, wie ich mit dem Duplizieren und Umbenennen von Ordnern meine digitale Buchführung unterstütze und zwar durch bestimmte Ordnerstrukturen, die ich mir angelegt habe und die ich jetzt für das neue Steuerjahr 2019 entsprechend verwende. Ich hab dazu eine Vorlage 2017 erstellt mit den vier Quartalen und verschiedenen weiteren Themen zum Thema Steuern. Die Quartale sind relativ gut aufgebaut, so dass ich für jedes Konto beziehungsweise Bar entsprechende Unter-Ordner habe.

Wenn Sie Mac Business Coaching länger verfolgen, wissen Sie, dass die ScanSnap Scanner schon seit langem zur Grundausstattung produktiver Arbeit gehören - und ein papierloses Büro ohne einen solchen Scanner fast unmöglich ist. Fujitsu hat bekannt gegeben, dass sie eine brandneue 64-Bit-Version ihrer Scanner-Software herausgegeben haben. Dieses Update war dringend nötig und es ist eine ganz neue Software, Sie erhalten sie also nicht über die Softwareaktualisierung. Ausserdem ist damit auch ein Firmware-Update Ihres Scanners verbunden.

Mit PDF Dokumenten (selbst erstellt, per E-Mail oder aus dem Internet erhalten) hat jeder ständig zu tun. Deshalb steckt hier eine Menge Produktivitätssteigerung drin, die freigesetzt werden kann. Auf Ihrem Mac haben Sie das perfekte Tool für PDF bereits vorinstalliert: Die Software Vorschau. Lernen Sie im kostenfreien Club-Webinar, wie Sie mit diesem Tool richtig viel erledigen und Ihr papierloses Büro voranbringen können.

Wann: Dienstag, 6. November 2018, 8:00 - 8:30 - Hier gehts zur kostenlosen Anmeldung
Wo: Online als Webinar
Preis: 0,- €

Wenn Sie in eine E-Mail-Nachricht auf Ihrem iPhone oder iPad eine schnelle Skizze hinzufügen möchten, müssen Sie nicht erst einen Abstecher zur Notizen-App machen. Mit iOS 11 können Sie direkt in der Mail-Applikation zeichnen. Es erfordert aber ein paar Fingerübungen, das zu bewerkstelligen.

Eine Frage eines Kunden - in der neuen exklusiven Facebook Gruppe für Gold- und Platin ClubMitglieder - zum mobilen Scanner ScanSnap iX100 ließ mich über meine aktuellen Best Practices für das mobile Scannen nachdenken. Da hat sich einiges getan - in Richtung Vereinfachung: Was bisher mit separaten Scannern gemacht werden musste, kann nun einfach in den Apps erfolgen, in denen die Daten landen - vor allem Dropbox und Evernote.

Immer mehr Unternehmen und Selbstständige setzen auf das papierlose Büro - und doch sind beim Thema „Papierlos“ viele hin- und hergerissen. Die meisten halten es für erstrebenswert, vor allem, weil es effizienteres Arbeiten ermöglicht. Aber viele scheuen die Arbeit, die mit der Umstellung auf ein papierloses Büro verbunden ist. Da lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Wenn Sie schon einen Fujitsu ScanSnap iX500 oder iX100 nutzen, ist diese Neuerung vielleicht interessant für Sie. Fujitsu bietet jetzt seinen eigenen Cloud-Dienst für alle Anwender von ScanSnap auch in Deutschland an. Sie können damit Scans statt über den Umweg eines Endgeräts wie Mac oder iPhone direkt in Cloud Diensten wie Dropbox oder Evernote ablegen. Sie brauchen also also Ihren Rechner nicht anschalten, um zu scannen.

Auch wenn es inzwischen eine stattliche Anzahl an Banking-Apps, sowohl von den Banken selbst als auch von Drittanbietern gibt, bin ich schon länger bei Outbank der stoeger it GmbH und auch ziemlich zufrieden damit. Die Funktionen reichen für mich vollkommen aus. Dennoch steht nun wieder eine Entscheidung an, denn es gibt eine völlig neue Version von Outbank.

Der Blogartikel „Mac Adressbuch vCards in CSV oder Excel Format umwandeln“ ist einer der meistaufgerufenen im Blog von Mac Business Coaching. Dies ist wohl auch der am häufigsten geforderte Weg, um Adressdaten z.B. für ein Mailing oder die Übertragung in ein CRM-System vorzubereiten. Viele fangen ja mit einer Kundenliste im Adressbuch an, bevor Sie dann - im Sinne der Datenverwaltung - erwachsen werden und die Daten in einer Kundenverwaltung speichern. Hier gibt es aber nun auch die umgekehrte Möglichkeit, nämlich aus einer Excel-Liste vCards zu erstellen, die dann z.B. im Mac Adressbuch importiert werden.

Anfang Januar habe ich die letzte physische Zusendung der USt-Unterlagen an meinen Steuerberater gemacht. Ich hatte zum Thema digitale Buchführung letztes Jahr ein Seminar gebucht, das mir die Schwierigkeit der Umsetzung einer kompletten papierlosen Buchführung vor Augen geführt hat. Seitdem haderte ich damit, endlich die letzte echte Papierbastion bei mir auch noch loszuwerden. Es macht aus meiner Sicht absolut keinen Sinn (mehr), Ausdrucke von zu fast 100% digitalen Belegen zu versenden, zumal die Papierflut für mich jedes mal ein unglaublicher Aufwand ist. Ich habe auch für das 4. Quartal wieder mind. 4 Stunden mit der Sortiererei verbracht, was mit der Verwaltung der Dateien absolut nicht vergleichbar ist.

Es gibt viele Hindernisse auf dem Weg zum papierlosen Büro. Eines davon ist es, wenn man in der Software für den Scanner - in meinem Fall und dem vieler meiner Kunden der ScanSnap iX500 - erstmal lange nach einer bestimmten Funktion suchen muss, um ein bestimmtes Scanergebnis zu erreichen. Ich bin vom ScanSnap iX500 wirklich begeistert und nutze ihn jeden Tag. Aber bei dieser Sache bin ich doch fast am Verzweifeln gewesen: Vor einer Weile habe ich versucht, statt mehrere Blätter in eine Datei zu scannen, jeweils eine Datei pro Blatt zu erzeugen. Obwohl ich das eben schon einmal gemacht habe, hat mich die Frage eines Kunden dazu wieder auf die Suche geschickt. Hier ist es nun, ein für allemal geklärt.

Microsoft Office Lens ist dafür entwickelt, Tafelbilder oder Flipcharts zu digitalisieren, auf Wunsch einschließlich Texterkennung. Zunächst wird das aufgenommene Bild optimiert. Wurde schief oder schräg zur Tafel fotografiert, gleicht Office Lense das aus und präsentiert eine plane Darstellung. Die Lesbarkeit wird durch Nachbesserungen an Helligkeit und Kontrast erhöht. Es gibt die Möglichkeit, das Bild als Photo zu speichern oder zur Texterkennung an den Microsoft-Server zu schicken. Der fertige Text kann in verschiedenen Formaten in OneNote/OneDrive abgelegt werden. Die Texterkennung funktioniert relativ gut, in der Regel muss aber nachgebessert werden, auch abhängig von der Komplexität und Lesbarkeit des Tafelbildes.

Evernote hatte wohl die Schnauze voll von schlechten Scanner-Apps für iPhone und iPad und hat mit Scannable eine eigene Lösung herausgebracht. Obwohl Evernote sicher mit der Weiterentwicklung seines Cloud-Wissensspeichers genug zu tun hat, werden doch immer mal wieder spannende Neu-Entwicklungen und Partnerschaften verkündet. Jetzt ist dem Unternehmen mit dem grünen Elefanten mit Scannable ein sehr guter Ersatz für viele Scanner-Apps auf dem iPhone und iPad gelungen.