Mac Business Blog

Die Omni Group hat gerade OmniFocus 3 für iPhone und iPad veröffentlicht und es mit vielen neuen Funktionen ausgestattet. Die neue Version der Selbstmanagement-Software bietet die Möglichkeit, mehrere Aufgaben im Stapel zu bearbeiten, erleichtert das Einrichten sich wiederholender Aufgaben, enthält anpassbare Inspektoren, die nur die von Ihnen verwendeten Funktionen anzeigen, verbessert die Vorausschau-Ansicht und vieles mehr. Die entscheidende Neuerung aber ist: Aufgaben können nun nicht mehr nur einem Kontext/einer Kategorie, sondern mehreren Tags zugeordnet werden.

Stapel-Bearbeitung

Ein Nachteil der iOS- gegenüber der Mac-Version von OmniFocus war die fehlende Möglichkeit, die Metadaten (z.B. Projekt oder Datum) mehrerer Aufgaben gleichzeitig zu ändern (sog. Stapelverarbeitung). Auf dem Mac können Sie mehrere Elemente auswählen und mit dem Inspektor Änderungen dafür auf einen Schlag eingeben.

Wenn Sie z.B. Ihre heutigen Aufgaben auf nächste Woche verschieben wollen, können Sie das ganz einfach tun. Dies ging bisher aber nicht auf dem iPhone oder iPad. Stattdessen mussten Sie jede einzelne Aufgabe auswählen und die Anpassung pro Aufgabe vornehmen. Das gilt nun nicht mehr. Durch Antippen der Schaltfläche "Bearbeiten" können Sie nun mehrere Aufgaben nacheinander an- oder abwählen.

Die markierten Aufgaben (1) sind dann grau hinterlegt und Sie können im Inspektor (2) die Einstellung für alle auf einmal vornehmen.

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, tippen Sie auf die Schaltfläche "i", und dann können Sie alle Änderungen an den ausgewählten Aufgaben wie auf Ihrem Mac vornehmen. Zusammen mit dem Inspektor macht dies diese neue Version von OmniFocus, insbesondere auf dem iPad, zu einem leistungsstarken Werkzeug für die gleichzeitige Verwaltung langer Aufgabenlisten.

Wenn Sie mit der Änderung fertig sind, müssen Sie auf die Schaltfläche "Fertig" tippen. Ist dies nicht der Fall, bleiben Ihre Selektionen markiert und werden durch weitere Aktionen noch einmal geändert.

Die neue Möglichkeit auf dem iPhone und iPad bietet eine deutliche Verbesserung des OmniFocus-Workflows.

Flexible Inspektoren

OmniFocus ist eine leistungsstarke Anwendung mit vielen Tools, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu erledigen. Die OmniFocus-Werkzeugkiste ist zwar groß, aber Sie müssen nicht alle Funktionen verwenden. Eine Option, die OmniFocus beinhaltet, ist beispielsweise die Möglichkeit, Zeitschätzungen an Aufgaben anzuhängen. Zeitschätzungen können Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu planen und die Anzahl der Aufgaben, die Sie an einem Tag erledigen werden, realistischer zu gestalten. Es ist eine großartige Funktion, die ich nie benutze.

Mit Version 3 können Sie den Inspektor anpassen und im Wesentlichen das Zeitschätzfeld im Inspektor ausblenden, so dass man es sich nicht ansehen muss, wenn man es nicht verwendet. Mit dem benutzerdefinierten Inspektor können Sie die App so gestalten, dass Sie genau das bekommen, was Sie wollen und wie Sie es wollen und nicht mehr.

Dies ist eine Ansicht mit einer Kurzversion des Inspektors.

 

Wenn Sie unten auf "Mehr anzeigen" tippen, wird der Inspektor erweitert mit den bekannten Funktionen:

Tags (Schlagworte) statt Kontexte

Bisher gab es in OmniFocus drei Möglichkeiten, eine Aufgabe einzuordnen: nach Projekt, nach Kontext, nach Markierungsstatus (Fähnchen). Mit der neuen Version wurde der Kontext durch Tags ersetzt.

Der Vorteil von Tags ist, dass sie damit viel mehr Möglichkeiten haben, Ihre Aufgaben zu strukturieren. Nach der Getting Things Done-Methode wird der Kontext verwendet, um eine Aufgabe an einem bestimmten Ort, mit einer bestimmten Person oder unter Zuhilfenahme eines bestimmten Werkzeugs zu erledigen.

Siehe: Organisation (in Connect im Gold oder Platin Club)

Beispielsweise können einige Aufgaben nur auf Ihrem Mac oder mit einem bestimmten Mitarbeiter erledigt werden. Bei traditionellen Kontexten konnten Sie eine Aufgabe jedoch nicht sowohl einer Person als auch einem Ort zuordnen: Eine Aufgabe konnte NUR EINEM Kontext zugeordnet werden.

In der neuen Version von OmniFocus hat sich dieses Konzept radikal geändert. Sie können jetzt einer Aufgabe eine beliebige Anzahl von Tags geben. Sie erhalten damit eine weitere Möglichkeit, Ihre Aufgabenlisten zu filtern (was auch bisher schon einer der großen Vorteile von OmniFocus war). Beispielsweise können Sie eine Aufgabe nun den Tags „Computer“ (einem traditionellen GTD-Kontext) UND „Morgens“ (einem eigens definierten Kriterium) zuordnen.

Beispiele zur Benutzung mehrerer Tags

Damit sehen Sie, dass sich Tags nicht auf Orte oder Personen beschränken. Sie können Tags nach beliebigen Kriterien hinzufügen. Es wurden z.B. Kontexte vorgeschlagen, die mit dem Energieniveau zu tun haben. Nun müssen Sie sich nicht mehr entscheiden, ob eine Aufgabe dem Kontext „Telefon“ oder „Gehirntod“ (wenn Sie zu müde für anspruchsvolle Aufgaben sind) zugeordnet wird - nutzen Sie einfach beide Schlagwörter.

Auch können Sie (wenn Sie dies wichtig finden), Aufgaben nun sowohl einem klassischen Kontext als auch einer A/B/C Priorisierung zuordnen. Oder Sie erstellen Tags für Aufgaben, die Sie nur am Morgen ausführen möchten. Machen Sie Tags für Aufgaben, die Sie nur während des Fernsehens oder Kaffeetrinkens erledigen wollen. Auch wird die Verwendung der Orts-Benachrichtigungen bzw. Zuordnung von Tags zu Orten hiermit wesentlich sinnvoller.

OmniFocus für den Mac

OmniFocus für iOS:

Wir bieten regelmäßig Webinare zu OmniFocus an und führen die Einrichtung und Schulung individuell im Coaching oder im Rahmen des Platin Clubs durch.

 

Ausführliche Anleitungen zu OmniFocus in Mac Business Connect

So verwenden Sie die neuen Tags

Die Implementierung von Tags in OmniFocus ist einfach. Tippen Sie einfach auf die Perspektive „Tags“ und dann auf ein vorhandenes Schlagwort oder geben Sie ein neues ein. In der Tag-Ansicht können Sie den Tag-Status, den Ort und die Auslösung von Benachrichtigungen festlegen. Zum Beispiel wird ein Baumarkt-Benachrichtigungs-Schlagwort ausgelöst, wenn man bei dem Baumarkt ankommt. Oder Sie stellen eine alternative Benachrichtigung ein, wenn Sie einen Ort verlassen.

Was ist mit Projekten und Markierungen (Fähnchen)?

Auch vorher gab es schon zwei wichtige Sortierkriterien für Ihre Aufgaben: Projekte und Markierungen (Fähnchen).

Projekte sind eine wichtige Form, über Ihre Aufgaben nachzudenken und sie zu organisieren.

Siehe: <Identifikation der Projekte, die Sie haben> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Während Sie Projekte aufgeben und stattdessen Tags verwenden könnten, ist das eine schlechte Idee. Projekte sind oft hierarchisch aufgebaut und selbst bei einem umfangreichen Tagging-System ist eine separate Sortierung nach Projekten sinnvoll. Ausserdem ist es gerade die Abgrenzung zwischen Kontexten (nun in den Tags) und Projekten, die die Getting Things Done-Methode so wertvoll macht.

Siehe: <OmniFocus Projekte (iOS)> (in Connect im Gold oder Platin Club)

Auch Markierungen (die Fähnchen), verdienen es zu überleben. Fähnchen sind die einfachste Möglichkeit einer Hervorhebung für eine Aufgabe. Auf dem Mac ist es ein Mausklick (oder noch einfacher, eine Tastenkombination Shift+cmd+L). Auf dem iPhone und iPad genügt ein Fingertipp, um ein Fähnchen zu setzen. Das Anwenden von Tags erfordert mindestens zwei Fingertipps und ein kleines Scrollen, wenn Sie eine lange Liste haben.

Vor- und Nachteile von Tags

Oben habe ich schon die Vorteile von Tags beschrieben. D.h. es gibt kaum Grenzen, wie man Tags verwenden kann. Das ist Segen und Fluch zugleich. Im Coaching und Webinaren wurde ich schon gefragt, warum es nicht möglich ist, Aufgaben mehreren Kontexten zuzuordnen. Meine Antwort war immer. dass es genau dem GTD-Konzept entspricht, eine Aufgabe genau nur einem Kontext zuzuordnen. Dabei bleibe ich auch.

Die Tags verleihen OmniFocus aber mehr Flexibilität. Man darf sich nur damit nicht selbst verrückt machen. Sie müssen herausfinden, welche Tags für Sie funktionieren und versuchen, nicht zu weit darüber hinaus zu gehen. Schließlich sollten Sie Ihre Selbstmanagement-App verwalten, nicht umgekehrt.

Sie können auch einfach bei Ihren bisherigen Kontexten bleiben. Tags fühlen sich an wie alte Kontexte, aber es gibt mehr (oder weniger) davon, je nach Vorliebe.

Verbesserungen bei der Benachrichtigung

Wie bereits erwähnt, sind die Benachrichtigungen jetzt auch viel mächtiger. Sie können Benachrichtigungen basierend auf Ort, Tag und sogar benutzerdefinierte Benachrichtigungen pro Aufgabe festlegen. Eines der Dinge, die ich am besten an dem neuen Benachrichtigungssystem finde, ist, dass Sie mit einigen Ihrer Aufgaben granular werden können, ohne mit allen Ihren Aufgaben granular zu werden. Die gezielte Nutzung dieser neuen Funktion kann einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, die für Sie wichtigen Benachrichtigungen zu erhalten, ohne Sie zu überfordern.

Einfacheres Wiederholen von Aufgaben

OmniFocus hat schon immer wiederkehrende Aufgaben unterstützt und ich nutze diese Möglichkeit sehr intensiv.

Gerade bei Wiederholungen kommt es aber auf Details an und eine zu starre Vorgabe, wie wiederholt werden kann, hindert die Benutzung. Brauchen Sie eine bestimmte Aufgabe, die jeden Donnerstag erscheint? Oder brauchen Sie nur eine Aufgabe, die Sie zehn Tage nach der letzten Markierung wiederholen? Mit der Version 3 hat die Omni Group die Schnittstelle für die Einrichtung von Wiederholungsaufgaben neu überdacht. Die Bedienung wurde deutlich vereinfacht und zeigt Ihnen wiederum nur so viel Komplexität, wie Sie wünschen.

Vieles mehr, auf das Sie sich freuen können

In der neuesten Version von OmniFocus gibt es viele weitere schöne Details:

  • Aktualisieren durch Herunterziehen der Perspektiven-Leiste: Das ist wirklich eine Erleichterung, denn endlich verhält sich OmniFocus wie andere iOS-Apps. Ziehen Sie die Leiste mit den Perspektiven (also Eingang, Projekte, Tags) nach unten und die Datenbank wird aktualisiert.
  • Kalenderintegration in der Vorausschau-Ansicht: Die Perspektive Vorausschau stellt Ihre Kalenderereignisse in Relation zu ihren Zeiten in Ihre Aufgabenliste. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung um 9 Uhr haben und eine Aufgabe bis 10 Uhr verschoben wird, wird die Besprechung zuerst angezeigt.
  • Vorausschau-Tags: Sie können nun auch einen bestimmten Tag auswählen, der in der Vorausschau angezeigt wird. Wenn Sie einem "Heute"-Tag bestimmte Aufgaben zuweisen möchten, ist dies eine gute Möglichkeit, diese selektiv in Ihrer Prognose zu sehen.
  • Aufgaben-Sortierung: Sie können nun Aufgaben innerhalb eines bestimmten Schlagworts manuell neu anordnen.
  • Bessere Filterung: Mit der Pro-Version können Sie einfache Logik wie "alle", "beliebige" und "keine" beim Filtern von Aufgaben verwenden.

Tags in der Mac Version von OmniFocus

Die Mac-Version von OmniFocus 3 erscheint laut Omni Group erst im Herbst. Natürlich bleibt die Datenbank zwischen der iOS- und Mac-Version voll synchronisierbar. Für die aber nun mehrfach vergebbaren Tags pro Aufgabe, was in der Mac-Version noch nicht möglich ist, wurde eine gute Lösung gefunden:

Der Mac nutzt derzeit das erste ausgewählte Tag in einer Aufgabe als Kontext.

 

 

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