Textersetzungen bieten eine einfache, dennoch kraftvolle Möglichkeit, häufig wiederkehrende Texte schnell und effektiv einzugeben. Es kann sich hier um einfache Dinge wie Name, E-Mail Adresse, Telefonnummer handeln oder auch Standardsätze, die Sie an neue Interessenten senden. Auch Protokolle lassen sich damit wesentlich schneller verfassen, wenn es häufig zu Wiederholungen darin kommt. Ausserdem sind alle Vertriebsarbeiten undenkbar umständlich und langsam, wenn Sie Textersetzungen nicht nutzen.
Darum geht's - TL;DR
- Textersetzungen bieten eine einfache, dennoch kraftvolle Möglichkeit, häufig wiederkehrende Texte schnell und effektiv einzugeben.
- Beispiel Einfügen Ihrer E-Mail-Adresse: Sie können eine Textersetzung für Ihre E-Mail-Adressen einrichten, so dass Sie einfach das jeweilige Kürzel eingeben können und diese automatisch durch Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse ersetzt wird. z.B. für Formulare oder Registrierungen
- Einfügen häufig verwendeter Phrasen: Wenn Sie immer wieder dieselben Sätze oder Textblöcke eintippen, können Sie eine Textersetzung einrichten, um Zeit zu sparen.
- Schreiben von Floskeln in Nachrichten oder E-Mails: Auch wenn man meint, dass jede E-Mail sehr individuell geschrieben ist, werden Sie um Standards nicht herumkommen.
- Das hilft später auch sehr bei der Suche, weil Sie Standards eher wiederfinden.
Textersetzungen große Zeitsparer - und ein Einstieg in die Automatisierung
Video aus ClubMeeting am 05.01.23 - Einstieg in die Automatisierung mit Textersetzungen
Wiederholungen bewusst machen - Beispiele für Textersetzungen
Machen Sie sich einmal bewußt und achten gezielt darauf, wie häufig Sie immer wieder die gleichen Wörter oder Texte verwenden, beispielsweise:
- Ihren Namen (oder denen von wichtigen Kontaktpersonen)
- Ihrer E-Mail-Adresse: Sie können eine Textersetzung für Ihre E-Mail-Adressen einrichten, so dass Sie einfach das jeweilige Kürzel eingeben können und diese automatisch durch Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse ersetzt wird.
- Ihre eigene Telefonnummer, aber auch andere
- Komplizierte Wörter mit Sonderzeichen (z.B. Exposé)
- Einfügen Ihrer Postanschrift: Wenn Sie häufig Ihre Postanschrift eintippen müssen, können Sie eine Textersetzung einrichten, um Zeit zu sparen. Sie können zum Beispiel "meineadresse" eingeben und es durch Ihre vollständige Adresse ersetzen lassen.
- Oder Sie verwenden Kürzel für die jeweiligen Teile der Adressse, also Straße, PLZ, Ort. Das ist z.B. für Formulareingaben besser.
- Einfügen häufig verwendeter Phrasen: Wenn Sie immer wieder dieselben Sätze oder Textblöcke eintippen, können Sie eine Textersetzung einrichten, um Zeit zu sparen. So können Sie z. B. festlegen, dass "Mit freundlichen Grüßen" durch "Mit freundlichen Grüßen" oder "Grüße" durch "Beste Grüße" ersetzt wird, je nachdem, was Sie bevorzugen.
- Einfügen von Sonderzeichen: Die Textersetzung kann auch verwendet werden, um Sonderzeichen oder Symbole einzufügen, die auf Ihrer Tastatur nicht ohne Weiteres verfügbar sind. Sie können zum Beispiel eine Textersetzung für "bstrich" einrichten, um einen Bindestrich (-) in Ihren Text einzufügen.
- Einfügen von Emojis:
- Floskeln in Nachrichten oder E-Mails: Auch wenn man meint, dass jede E-Mail sehr individuell geschrieben ist, werden Sie um Standards nicht herumkommen. Diese hinterlegen Sie einmal fehlerfrei und nutzen sie immer wieder.
- Standardeinträge im Kalender oder Aufgabenmanager: Ähnlich wie bei E-Mails und Nachrichten, gibt es auch im Kalender oder Ihrem Aufgabenmanager immer wieder ähnliche Einträge. Das hilft später auch sehr bei der Suche.
- Für Fülltexte in Dummys, z.B. Internetseiten, Konzeptvorlagen
- Standardtexte im CRM-System/Kundenmanager, z.B. Protokolle oder Vertriebstexte haben auch häufig die gleichen Inhalte.
- Protokolle oder Reports: Hier können Sie z.B. auch die Struktur/den Aufbau als Textersetzung eingeben und haben Sie sofort zur Verfügung.
- Struktur für Erstgespräche: Vergessen Sie nie mehr, die wichtigen Punkte im Erstgespräch abzuarbeiten und fügen direkt die Antworten ein.
- Der eigene Name oder Namen der anderen (oder von mehreren Personen gleichzeitig)
- Der Name der eigenen Firma oder häufig genutze Namen von Kunden, Partner
- Die eigene Mailadresse, aber auch andere interne und externe Mailadressen, die immer wieder eigegeben werden
- Die eigene Telefonnummer oder andere Telefonnummern der Firma
- HTML- oder Programmiercode
- Einen Standard für das Datum (am besten immer den aktuellen Monat eintragen) (2024–03-xx oder xx0324)
- Dateinamen-Bezeichnungen als Standard, um es später bei der Suche besser zu finden
- Straße(n)
- Standard-Begrüßungen (Liebe Frau, Lieber Herr, Sehr geehrte Damen und Herren)
- Standard-Abschlüsse (Liebe Grüße, Viele Grüße, Mit freundlichen Grüßen)
- Typische Sätze für Antworten z.B. für Anfragen - in mehreren Varianten, vor allem im Vertrieb
- Codes, Nummern, Steuernummern, IBAN - alles was Sie sonst von woanders holen müssten
- Produktbezeichnungen, evtl. direkt in Kombination mit URL zum Produkt
- Hausbezeichnungen, Raumbezeichnungen - z.B. wenn Sie mehrere Standorte oder Meeting-Raum Namen haben
- Internetadressen: Die eigene Firma, aber auch Adressen von Produkten, bestimmte Unterseiten
- Anfänge Standard für Kalendereinträge, Aufgaben, Notizen - Wichtig für die spätere Suche, hier immer wieder Standards zu nutzen
- Dinge in den Angeboten, z.B, Namen der Firmen, die Locations, Angebotsgruppen
Werden Sie kreativ. Der Einsatz von Textersetzungen ist nur durch Ihre Phantasie begrenzt.
Da kommen schnell einige Minuten und bei häufigen Wiederholungen sogar Stunden zusammen, die unnötig vergeudet sind.
Hier sehen Sie den Effekt, wenn sich ein Textkürzel magisch in einen längeren Text ausbreitet.
Starten Sie hier mit Ihren Textersetzungen
Zunächst sollten Sie mit der Einrichtung der wichtigsten Textersetzungen in Apple Lösung starten.
Wann werden Textersetzungen verwendet?
Diese Art der Texterweiterung ist für alle diejenigen interessant, die regelmäßig mit einer großen Zahl immer gleich lautender Textabschnitte arbeiten. Wenn man einmal diese Textabschnitte eingerichtet hat, merkt man erst, wie häufig man immer wieder die gleichen Texte schreibt oder auch wie oft man am Tag die eigene E-Mail Adresse irgendwo eintragen muss. All dies wird durch diese, in allen Apple Geräten eingebaute Funktion, erledigt.
Ausfüllen von Formularen: Formulare kommen im Internet und in Programmen ständig vor und dort werden häufig die gleichen Informationen benötigt. Speichern Sie diese einmal in den Textersetzungen ab und das Ausfüllen der Formulare wird extrem erleichtert.
Ein weiterer Vorteil: Bei diesen Standardtexten machen Sie keine Fehler mehr im Text - vorausgesetzt, sie sind von vornherein richtig geschrieben.
Hier finden Sie noch weitere Beispiele für Textersetzungen mit der konkreten Umsetzung mit den dazugehörigen Textkürzeln dafür:
