In vielen Programmen auf dem Mac können sog. intelligente Ordner, Postfächer oder Suchen angelegt werden, d.h. man speichert die Suchkriterien, mit denen man bestimmte Inhalte gesucht hat ab und kann dann immer wieder mit einem Klick diese Suche auslösen und erhält sofort die Inhalte. Beispielsweise kann im Programm Mail ein intelligentes Postfach für eine bestimmte Person angelegt werden, so dass sofort alle E-Mail dieser Person angezeigt werden, egal in welchem Postfach sie liegen. Intelligente Postfächer sind eine gute Idee, wenn Sie eine Suche haben, die Sie häufig durchführen, insbesondere wenn es sich um eine komplexe Suche handelt. Diese Postfächer werden dynamisch aktualisiert, wenn Nachrichten hinzugefügt, gelöscht und verschoben werden.
Darum geht's - TL;DR
- Intelligente Postfächer in Mac Mail sind gespeicherte Suchanfragen, die dynamisch aktualisiert werden.
- Sie ermöglichen es, bestimmte Inhalte mit einem Klick abzurufen, ohne erneut suchen zu müssen.
- Intelligente Postfächer sind besonders nützlich für komplexe Suchen, die häufig durchgeführt werden.
- Sie bieten Vorteile gegenüber statischen Postfächern, da sie automatisch aktualisiert werden.
- Es gibt zwei Möglichkeiten, ein intelligentes Postfach anzulegen: direkt aus einer Suche heraus oder aktiv ein neues intelligentes Postfach erstellen.
- Um eine Suche als intelligentes Postfach zu speichern, muss ein Suchtext eingegeben und ein Postfach ausgewählt werden.
- Ein komplett neues intelligentes Postfach kann über das Menü “Postfach > Neues Intelligentes Postfach” erstellt werden.
- Es können verschiedene Suchparameter festgelegt werden, um die automatische Suche zu verfeinern.
- Intelligente Postfächer werden in der linken Seitenleiste von Mac Mail angezeigt und können bearbeitet werden.
- VIPs sind eine Form von intelligenten Postfächern, die wichtige E-Mails bevorzugt behandeln.
Was ist ein intelligentes Postfach in Mail?
Ein intelligentes Postfach ist eine dynamische Gruppierung von E-Mails, die auf bestimmten Kriterien basiert, die Sie festlegen. Im Gegensatz zu einem normalen Postfach, der statisch ist und manuell aktualisiert werden muss, passt sich ein intelligentes Postfach automatisch an, wenn neue E-Mail einkommen oder bestehende E-Mails die Kriterien erfüllen oder nicht mehr erfüllen.
Video aus ClubMeeting
Intelligente Postfächer gehören zur Funktion der gespeicherten Suchabfragen, die es in vielen Programmen gibt.
Vorteile Intelligenter Postfächer in Mail
Im Vergleich zu statischen Postfächern haben intelligente Postfächer diese Vorteile:
- Sie müssen nicht mehr für bestimmte Kriterien (Personen, Gelesen oder nicht gelesen, Markiert) bestimmte Ordner anlegen, sondern lassen das Mailprogramm für Sie arbeiten
- Mails können einfach in einen allgemeineren Ordner gelegt werden. Die dynamische Zusammenstellung des „Intelligenten Postfachs“ erfolgt dann in dem Moment, in dem Sie auf dieses Postfach in der linken Seitenleiste klicken. Ein weiterer Grund, auf eine komplexe Ablage zu verzichten.
- Bei sehr komplizierten Suchkombinationen sparen Sie sich die immer wieder neue Eingabe dafür
So legen Sie in Mac Mail ein neues intelligentes Postfach an
Es gibt zwei Möglichkeiten, in Mac Mail ein intelligentes Postfach anzulegen:
- Direkt aus einer Suche heraus: Sie können jede Suche, die Sie normal über die Suchleiste eingegeben haben, direkt als intelligentes Postfach abspeichern.
- Aktiv ein neues intelligentes Postfach erstellen: Sie können auch direkt ein neues intelligentes Postfach erstellen, ohne dafür erst eine Suche aufrufen zu müssen. Das geht entweder über die Menüleiste oder über das Plus(+)-Symbol in der Seitenleiste.
So speichern Sie Ihre Suche als intelligentes Postfach
Geben Sie wie gehabt einen Suchtext in das Suchfeld oben rechts im Hauptfenster von Mail ein. Verwenden Sie hierbei ein erstes Suchkriterium.
Nun müssen Sie auf jeden Fall ein Postfach auswählen, sonst funktioniert es nicht. Die Auswahl "Alle" lässt Sie keine Suche speichern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + ganz rechts in der Favoritenleiste oder oberhalb der Suchtreffer.
Daraufhin wird das Formular für die Suchabfrage zur Speicherung mit den bereits eingegebenen Suchkriterien geöffnet:
Sie können die Suchbegriffe nun noch erweitern (siehe unten) oder mit Klick auf "OK" speichern.
So legen Sie ein intelligentes Postfach an
Ein komplett neues intelligentes Postfach können Sie ebenfalls anlegen.
Wählen Sie im Menü Postfach > Neues Intelligentes Postfach …
Geben Sie diesem Postfach einen Namen - er erscheint dann nach der Speicherung (Klick auf OK) in der linken Seitenleiste.
(Weitere) Suchparameter einfügen
In dem Fenster können Sie nun verschiedene Kriterien für die automatische Suche anlegen.
Die Suchparameter aus Ihrer Suche sind bereits voreingestellt. Sie können mehrere Kriterien für ein intelligentes Postfach miteinander verbinden. Mit dem Plus-Symbol und dem Minus-Symbol können Sie Kriterien hinzufügen oder entfernen. Natürlich können Sie Ihrem intelligenten Postfach sogar einen eigenen Namen geben – im oberen Formularfeld. Oder Sie behalten einfach den Namen, den Apple Mail vorgeschlagen hat.
Sie haben bei intelligenten Postfächern sehr viele Optionen, welche Kriterien zum Einsatz kommen, zum Beispiel:
- … Wörter, die enthalten sein sollen
- … wer die Mail geschickt hat
- … ob die Mail markiert und/oder gelesen ist
- … ob die Mail einen Anhang von einem bestimmten Dateityp hat
- … in welchem Postfach sich die E-Mail befinden soll.
- … und vieles mehr
Hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Die Verwendung der Suchkriterien orientiert sich danach, was Sie mit der Suche erreichen wollen. Hier haben wir ein paar Beispiele für intelligente Postfächer in Mail für Sie zusammen gestellt.
Mehrere Suchkriterien verwenden
Im Beispiel oben ist nur ein Suchkriterium verwendet worden (Empfänger enthält eine bestimmte Mailadresse). Sie können jedoch mehrere Kriterien festlegen, indem Sie auf das Plus-Zeichen rechts nehmen der (letzten) Zeile klicken. Es wird dann eine neue Zeile eingefügt, die Sie anpassen können.
Zu beachten ist dabei, dass es zwei Möglichkeiten gibt, wie die verschiedenen Kriterien wirken sollen:
- eine: Die Mail soll AUCH dann herausgesucht werden (und in dem intelligenten Postfach angezeigt werden), wenn NUR EINE der Kriterien erfüllt wird. (Als Ergebnis werden mehr Mails erscheinen) - dies ist eine ODER-Verknüpfung
- alle: Die Mail soll NUR dann herausgesucht werden (und in dem intelligenten Postfach angezeigt werden), wenn ALLE Kriterien erfüllt wird. (Als Ergebnis werden weniger Mails erscheinen) - dies ist eine UND-Verknüpfung
Mit Klick auf das Minus-Zeichen rechts neben der Zeile löschen Sie das Kriterium wieder.
Zuletzt können Sie außerdem bestimmen, ob das intelligente Postfach den Papierkorb und den „Gesendet“-Ordner jeweils einbeziehen soll oder nicht.
Unter den Suchkriterien (siehe oben) können Sie auch noch anhaken, ob auch im Papierkorb und im "Gesendet" Postfach gesucht wird. Ansonsten sind diese asgeschlossen. Vor allem, wenn Sie nach Mails einer Person suchen, sollten Sie "Gesendet" mit inkludieren, sonst werden die Mails, die Sie an diese Person geschickt haben, nicht mit angezeigt.
WICHTIG: Diese Postfächer funktionieren nicht wie normale Postfächer (denn es sind eigentlich keine). D.h. Sie können auch nicht Mails dort ablegen. Es wird stattdessen beim draufklicken jeweils eine Livesuche mit den gewünschten Kriterien durchgeführt.
Mail macht die Arbeit bei der Einrichtung von intelligenten Postfächern noch einfacher, indem es direkt die Werte der aktuell ausgewählten E-Mail direkt bei den entsprechenden Kriterien anzeigt.
Anzeige und Aufruf des Intelligenten Postfachs
In der linken Seitenleiste wird dieses Intelligente Postfach dann zu finden sein.
Intelligente Postfächer werden in Ihrer Seitenleiste neben normalen Postfächern angezeigt, sind aber keine echten Postfächer - sie enthalten selbst keine Mails. Ein intelligentes Postfach ist stattdessen eine gespeicherte Suchabfrage, die in anderen Postfächern gespeicherte Nachrichten anzeigt, die den speziellen Suchkriterien des intelligenten Postfachs entsprechen. Sie legen die Suchbedingungen für das intelligente Postfach fest und erhalten einen dynamischen Ordner, der immer genau die Nachrichten anzeigt, die diesen Bedingungen entsprechen – unabhängig vom tatsächlichen Speicherort der Nachrichten.
Intelligente Postfächer sind mit einem Zahnrad als Symbol gekennzeichnet.
Um ein intelligentes Postfach zu bearbeiten, doppelklicken Sie einfach darauf. Dann öffnet sich wieder das Fenster mit allen Kriterien. Alternativ geht es auch mit einem Rechtsklick und dann im Kontextmenü auf Intelligentes Postfach bearbeiten ….
VIPs sind eine sehr einfach zu nutzende Form von intelligenten Postfächern
Geben wir es zu: manche Menschen sind wichtiger als andere. Es gibt E-Mails, die Sie auf keinen Fall übersehen wollen oder dürfen, ganz egal ob diese ganz besonders wichtigen Mails in Ihrem Fall die des Chefs, der Tochter oder des besten Freundes sind. Mail kann Nachrichten von diesen ganz besonders wichtigen Menschen bevorzugt behandeln, mit einem Stern versehen und in einem eigenen (intelligenten) Posteingangs-Ordner anzeigen und Sie spezifisch benachrichtigen.
Intelligente Postfächer vs. Mail Regeln
Intelligente Postfächer sind zu unterscheiden von Regeln, denn bei letzteren wird die Mail tatsächlich verschoben, wohingegen sie bei einem intelligenten Postfach an der Stelle bleibt wo Sie ist. Auch wenn Sie die Mail händisch oder per Regel verschieben, wird sie weiter im intelligenten Postfach zu finden sein (ausser sie war im Papierkorb und dieser wurde geleert).
