Anhänge in E-Mails sind gerade im geschäftlichen Bereich wichtig, um effektiv Informationen und Dokumente zu versenden. Mit der Mail-App von Apple ist es besonders einfach, Dateien an Ihre E-Mails anzuhängen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies effizient zu tun. Bei E-Mail-Anhängen sind viele weitere Dinge zu beachten und gegebenenfalls Einstellungen vorzunehmen, damit es immer gut funktioniert. Wenn Sie aus der Windows-Welt kommen und an Anhänge in Outlook gewöhnt sind, gibt es allerdings ein paar Umstellungsthemen für Sie.
Darum geht's - TL;DR
- E-Mails mit Anhängen auf dem Mac sind wichtig für den effektiven Informationsaustausch.
- Stellen Sie sicher, dass Anhänge immer Windows-kompatibel gesendet werden.
- Neue Mail erstellen, Datei anhängen: Klicken Sie auf Büroklammer-Symbol oder nutzen Sie Cmd + Shift + A.
- Schneller: Dateien per Drag and Drop aus dem Finder hinzufügen.
- Anhänge in Mac Mail werden inline dargestellt, nicht separat wie in Outlook.
- Kontrollieren Sie die Anzeige der Anhänge beim Empfänger nicht.
- Mail-App erlaubt Anhänge bis 20 MB, größere Dateien mit Mail Drop oder Cloud-Diensten versenden.
- Ordner als Anhang versenden: Komprimieren Sie den Ordner zu einem ZIP-Archiv.
Eine wichtige Einstellung vorab: Anhänge immer Windows-kompatibel senden
Um E-Mails mit Anhängen standardmäßig Windows-kompatibel zu versenden, gibt es eine spezifische Einstellung in Mac Mail. Diese sorgen dafür, dass Dateiformate und Metadaten von Windows-Systemen korrekt interpretiert werden.
Standardmäßige Einstellung für alle Nachrichten:
- Öffnen Sie Apple Mail und wählen Sie im Menü Bearbeiten > Anhänge.
- Aktivieren Sie die Option "Anhänge immer Windows-kompatibel senden"
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ Anhänge immer Windows-kompatibel senden
Zusätzliche Empfehlungen:
- Senden Sie Dokumente als PDFs, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.
- Verwenden Sie eindeutige Dateinamen mit Dateierweiterungen (z. B. `.docx`, `.xlsx`).
Wir empfehlen sowieso immer im Finder standardmäßig die Dateiendung der Dateien einzublenden.
- Siehe: <Finder-Einstellungen
> (ganz nach unten in dem Artikel blättern, dort wird die Option „Alle Dateinamensuffixe einblenden“ angezeigt)
Diese Einstellungen beheben häufige Probleme, z. B. doppelte Anhänge (wie MyFile und ._MyFile), die Windows-Nutzer ignorieren können.
Neue Mail erstellen und Datei anhängen
Öffnen Sie zunächst das Programm „Mail“ auf Ihrem Mac.
Erstellen Sie eine neue Mail, indem Sie oben links auf „Neue E-Mail“ (Symbol mit Stift und Papier) klicken oder den Shortcut Cmd + N verwenden.
Geben Sie Empfänger, Betreff und den gewünschten Nachrichtentext ein.
Um eine Datei als Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol oben in der Werkzeugleiste der E-Mail oder gehen alternativ auf „Ablage“ → „Dateien anhängen“ im Menü, oder verwenden die Tastenkombination Cmd + Shift + A.
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ Mail-Anhang starten
Es öffnet sich ein Finder-Fenster. Navigieren Sie zur gewünschten Datei und klicken Sie anschließend auf „Auswählen“.
Die Datei erscheint nun als Anhang in Ihrer E-Mail am unteren Rand der Nachricht.
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ Anhänge in einer E-Mail
Einfacher und schneller: Dateien per Drag and Drop einfügen
Sie können Anhänge auch ganz bequem per Drag and Drop aus dem Finder hinzufügen:
- Öffnen Sie die neue E-Mail und daneben das Finder-Fenster mit der Datei, die Sie versenden möchten.
- Ziehen Sie die betreffende Datei aus dem Finder per Drag and Drop direkt in das Textfeld Ihrer neuen Mail.
- Sobald Sie den Maus-Button lösen, erscheint die Datei automatisch im Mail-Anhang.
Eine andere Art des Drag and Drop ist es, Dateien aus dem Finder auf das Mail Icon im Dock zu ziehen:
Nochmal schnell überprüfen, ob es der richtige Anhang ist? Bitte nicht per Doppelklick auf den Anhang.
Unterschiede in der Darstellung von Anhängen zwischen Mac Mail und zum Beispiel Outlook
Ehemalige Windows-Nutzer sind oft irritiert, dass E-Mails in Mac Mail nicht oben in einem eigenen Bereich in der E-Mail angehängt sind, sondern in der sogenannten 'Inline-Darstellung' in der E-Mail selbst, irgendwo wo sie diese platziert haben.
Außerdem gibt es einen Unterschied, wie bestimmte Dateiarten inline in einer Mail auf dem Mac dargestellt werden. Bilder werden zunächst als Bilder sichtbar angezeigt, bei Word- oder PDF-Dokumenten sind es Icons, die gezeigt werden, aber selbst bei Bildern können Sie nachträglich entscheiden, ob diese als Icons in Ihrer Darstellung gezeigt werden. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie "Als Symbold anzeigen"
Übrigens haben Sie sehr wenig Kontrolle, wie die Anzeige der Anhänge beim Empfänger aussehen. Das heißt, wenn Sie möchten, dass die Anhänge an einer bestimmten Stelle in Ihrem Textfluss stehen, wird das nicht unbedingt beim Empfänger genauso aussehen. Das hängt dann immer vom Mailprogramm ab, das der Empfänger benutzt. Das ist die gleiche Problematik wie das Thema Formatierungen von E-Mails.
Welche Größenbeschränkungen gibt es?
Die Mail-App erlaubt standardmäßig Anhänge von bis zu 20 MB. Ist der Anhang größer, schlägt Mail automatisch den Dienst „Mail Drop“ vor (wenn im Account aktiviert). Damit können Sie Dateien bis zu 5 GB versenden, wobei der Empfänger dann einen Link zur iCloud erhält und von dort die Dateien herunterladen kann. Voraussetzung ist, dass Sie Ihre iCloud-Mail-Adresse verwenden oder Ihre bestehende Adresse für Mail Drop aktiviert haben.
Bildnachweis: Einstellung für Mail Drop im Mailkonto.
Als effiziente Alternative steht Ihnen das Versenden über Cloud-Dienste zur Verfügung, beispielsweise Dropbox oder WeTransfer.
Neben der Größenbeschränkung durch Mail kann es natürlich sehr gut sein, dass der Empfänger Ihrer E-Mail selbst eine Beschränkung der eingehenden E-Mails und deren Größe hat. Dann erhalten Sie eine Fehlermeldung und sollten den Versand ebenfalls auf andere Weise, wie oben vorgeschlagen, vornehmen.
Ordner oder viele Dateien?
Ordner als Ganzes können Sie in der Apple Mail-App am Mac nicht direkt als Anhang versenden. Allerdings gibt es hierfür eine einfache und praktische Lösung: Sie komprimieren den Ordner zu einem ZIP-Archiv und versenden dieses archivierte Paket anschließend als Anhang.
Besser Sie erstellen aus dem Ordner oder den mehreren Dateien eine ZIP-Datei und versenden diese. Bitte beachten Sie hier aber auch die Größenbeschränkungen beim Mailversand (s.o.).
