Mail Regeln anlegen und benutzen - z.B. zum Wegsortieren, Markieren, Löschen, in den Spam-Ordner legen

Darum geht's - TL;DR

• Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Regeln in Mac Mail und Automatisieren Sie die Bearbeitung Ihrer Mails damit
• Legen Sie Bedingungen fest (Absender/Betreff) und führen Aktionen aus (Verschieben/Löschen)
• Organisieren Sie Ihre Regeln und deaktivieren/bearbeiten/duplizieren/löschen Sie diese
• Synchronisation der Regeln zwischen verschiedene Macs möglich, aber nicht zu iPhone und iPad
• Mac muss laufen, damit die Regel angewendet wird
• Als Alternative: Regel beim Mail-Provider auf Server-Ebene einrichten

Dafür können Sie Regeln in Mac Mail benutzen

Mit Regeln in Mac Mail können Sie viel Zeit sparen, da Vorgänge, die Sie immer auf bestimmte Mails anwenden, automatisiert werden. Regeln sind immer gleich aufgebaut:

Immer wenn eine Bedingung A erfüllt ist, dann führt Mac Mail mit der Mail Aktion B durch.

Beispiele dafür sind:

• Alle Mails von einer bestimmten Person in ein bestimmtes Postfach verschieben
• Alle Mails von einer bestimmten Domain löschen
• Bei Mails mit einem bestimmten Wort im Betreff einen Ton abspielen.
• Nachrichten von bestimmten Konten, z.B. die ClubLetter von Mac Business Coaching oder Social Media Accounts, sollen in ein bestimmtes Postfach (z.B. "Zu Lesen"

Sie können auch mehrere Bedingungen miteinander kombinieren. So erhalten Sie besonders feine Regeln, zum Beispiel:

• Alle Mails von einer bestimmten Person und mit einem Anhang direkt archivieren.

Mit einem einmaligen Aufwand von wenigen Minuten können Sie für einen gut organisierten und übersichtlichen Posteingang sorgen.

WICHTIG: Regeln werden auf neu eintreffende E-Mails in einem Posteingang angewendet.

So richten Sie Regeln in Mac Mail ein

Wenn Sie auf Ihrem Mac in Mail eine Regel einrichten wollen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Öffnen Sie Mail.

2. Öffnen Sie im Menü Mail > Einstellungen ... oder nutzen den Shortcut cmd + ,

3. Wählen Sie in der oberen Leiste den Tab für Regeln. (1)

4. Klicken Sie rechts auf Regel hinzufügen. (2)

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie eine neue Regel einrichten können. Sie können folgende Einstellungen vornehmen:

Details für die Regel eingeben

Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen geben (unter Beschreibung). (1)

Bestimmen Sie im Dropdown-Menü, ob eine Regel nur dann greifen soll, wenn alle Kriterien erfüllt sind, oder bereits dann, wenn nur eines erfüllt ist. Welche Einstellung sinnvoller ist, hängt von jedem individuellen Szenario ab. (2)

Legen Sie eine oder mehrere Bedingungen fest. Das kann beispielsweise eine bestimme E-Mail-Adresse im Absender-Feld, ein Schlagwort in der Betreffzeile, das Vorhandensein eines bestimmten Anhangs oder mehr sein. Mit dem Plus-Symbol können Sie weitere Bedingungen hinzufügen, mit dem Minus-Symbol entfernen Sie Bedingungen. (3)

Bestimmen Sie, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Sie können Mails beispielsweise in ein bestimmtes Postfach (beziehungsweise in einen bestimmten Ordner) verschieben, einen Ton abspielen, die Mail direkt als gelesen markieren oder sogar einfach löschen. (4)

Klicken Sie ganz am Schluss auf OK, um die Regel einzurichten. (5)

Sie werden nun direkt gefragt, ob Sie die Regel auf den Posteingang anwenden wollen. Dies können Sie machen, um schnell eine Menge E-Mail zu bearbeiten.

Ab nun ist die Regel aktiv. Sobald Sie eine Regel erstellt haben, wird sie auf alle nachfolgenden E-Mails angewendet, die Sie erhalten.

So organisieren Sie Ihre Regeln in Mac Mail

Sie können Ihre Regeln in Mac Mail auch organisieren. Gehen Sie dafür wieder in Einstellungen > Regeln:

Hier können Sie diese Aktionen durchführen:

• Regeln mit dem Häkchen deaktivieren (Eine Regel wird dann nicht mehr angewendet, Sie können sie aber jederzeit einfach wieder aktivieren.) (1)
• Regeln nachträglich bearbeiten (2)
• Regeln duplizieren (3)
• Regeln löschen (4)

Übrigens: Regeln werden immer in der Reihenfolge angewendet, in der sie angezeigt werden. Die oberste Regel in der Liste greift also immer zuerst.

Werden Regeln in Mac Mail über Ihre Geräte hinweg synchronisiert?

Leider werden Regeln momentan (Stand: iOS 16 und iPadOS 16) noch nicht in Apples Mail-App auf dem iPhone und iPad unterstützt. Das ist ärgerlich, da viele Menschen heutzutage Ihre E-Mails unterwegs abrufen.

Immerhin werden Regeln laut Apple zwischen verschiedenen Macs synchronisiert, wenn Sie auf allen Macs mit derselben Apple ID angemeldet sein.

• Siehe: <Ihre Apple ID ist der Zugang für alle iCloud Funktionen>
• Siehe: <Systemeinstellung > iCloud>

Alternative: Richten Sie eine Regel im Mailserver Ihrer Providers ein

Ein weiterer Nachteil der Regeln auf dem Mac: Sie greifen nur, wenn Ihr Mac auch angeschaltet ist und die Mail App gestartet wurde. Wenn Sie von den Apple Geräte unabhängig und immer Regeln anwenden lassen wollen, gibt es eine Alternative.

Richten Sie stattdessen Regeln auf der IMAP-Ebene Ihres E-Mail-Providers ein. Die meisten bekannten Anbieter unterstützen solche Regeln oder Filter. Wie die Einrichtung genau abläuft, ist von Dienst zu Dienst unterschiedlich. Meist müssen Sie sich dafür über Ihren Browser ins Web-Interface einloggen. Das funktioniert dann sogar über Betriebssysteme hinweg.

Wenn Sie eine iCloud-Adresse haben, können Sie über icloud.com Regeln für Ihre iCloud-Mailadresse einrichten, die auf allen Geräten aktiv sind. Gehen Sie hierfür auf icloud.com, dort auf Mail und dann auf Einstellungen – Regeln.