PDF Dokumente aus anderen Dateien (z.B. Word, E-Mail, Internetseiten) zu erstellen, gehört zum papierlosen Alltag. Wenn Sie dies häufig machen müssen oder sehr viele PDF-Dateien hintereinander erstellen wollen, ist der normale Weg per Mausklick über das Drucken-Menü nervig und umständlich, da Sie zwischen Maus- und Tastatureingaben wechseln müssen. Sie sollten sich deshalb einen Tastaturshortcut einrichten, um nur die Tastatur zu verwenden. Das ist ein echter Zeitsparer-Tipp.
Darum geht's - TL;DR
- PDF aus Word, E-Mail, Internetseiten zu erstellen, gehört zum papierlosen Alltag.
- Normaler Weg über Drucken ist zu umständlich.
- Besser als Shortcut: Bei gedrückter cmd-Taste zwei mal die Taste P drücken.
- Hierfür müssen Sie für das zweite P einen eigenen Tastatur-Shortcut anlegen.
So läuft die PDF-Erstellung normalerweise
Der normale Weg, ein PDF aus eine anderen Programm heraus zu erstellen, geht über das Drucken-Menü. Sie drucken quasi in eine Datei hinein.
Obwohl der erste Schritt (das Aufrufen des Druck-Dialogs) per Shortcut cmd + P für Drucken immer möglich ist, muss man dann mit der Maus “Als PDF sichern” im PDF Menü der Druckerfunktion manuell auswählen.
So geht es besser - einen eigenen Shortcut einrichten zur PDF Erstellung
Mit einem kleinen Trick können Sie, ohne Mauseinsatz, mit dem Shortcut cmd + P und nochmal P sofort ein PDF erstellen. D.h. bei gedrückter cmd-Taste zwei mal die Taste P drücken. Hierfür müssen Sie für das zweite P einen eigenen Tastatur-Shortcut anlegen.
Die Einrichtung ist abhängig von der macOS Version, die Sie verwenden:
Variante 1: Für macOS ab Ventura
Hier wird das Anlegen speziell für Ventura beschrieben:
- Öffnen Sie die Systemeinstellungen > Tastatur und wählen dort den Punkt Tastaturkurzbefehle ...
- Hier können Sie nun eigene Tastaturshortcuts anlegen.
Klicken Sie auf +
Geben Sie dann das Folgende dort ein:
- App: Alle Programme
- Menütitel: Geben Sie den Menüpunkt genauso ein, wie er in dem Menü steht, das Sie bei Drucken per Maus auswählen würden. Er heisst "Als PDF sichern …"
- Beachten Sie, dass Sie die drei Punkte ... nicht als drei separate Punkte, sondern als Sonderzeichen eintragen. Sie erhalten dieses Sonderzeichen mit alt + . (Punkt) auf der Mac Tastatur.
- Tastaturkurzbefehl: Drücken Sie einfach den Shortcut cmd + P - er wird dann dort hinterlegt
Variante 2: Für macOS vor Ventura (Monterey bis High Sierra)
Hier wird das Anlegen speziell für Monterey bis High Sierra beschrieben:
- Öffnen Sie die Systemeinstellungen > Tastatur und wählen dort den Reiter Kurzbefehle.
- In der linken Seitenleiste klicken Sie nun noch App-Tastaturkurzbefehle an.
- Klicken Sie „Alle Programme“ an.
- Fügen Sie dort (klick auf das +) einen neuen Kurzbefehl für alle Programme ein.
Lassen Sie die drei Punkte bei „Menü“ weg. Der Menüpunkt heisst hier einfach "Als PDF sichern"
So benutzen Sie den PDF-Shortcut
Wenn Sie eine Datei geöffnet haben, aus der Sie ein PDF machen wollen (z.B. eine Word-Datei, eine E-Mail oder eine Internetseite)
- Drücken Sie cmd + P und dann während Sie die cmd-Taste weiter gedrückt halten, nochmal P
Daraufhin erscheint der Speichern-Dialog und Sie können den Dateinamen, Speicherort vergeben und das PDF Sichern.
