Möchten Sie völlig papierlos arbeiten? Dann werden Sie in erheblichem Umfang mit PDF-Dokumenten umgehen. Die PDF-Handhabung auf dem iPhone und iPad hat sich im Laufe der letzten Jahre erheblich verbessert. Sie können nicht nur Dokumente als PDF mit der Kamera scannen, sondern auch Dokumente unterschreiben und an den Empfänger versenden und sogar die Unterschrift anderer elektronisch anfordern.
Darum geht's - TL;DR
- Scannen eines Dokuments in ein PDF auf iPhone oder iPad
- Es gibt viele Apps, die Dokumente auf dem iPhone oder iPad scannen können.
- PDFs können dann bearbeitet und signiert werden. Dafür gibt es die Apps PDF Expert und Vorschau.
- Um PDFs zu versenden gibt es einen Teilen-Button.
- Um anderen zu ermöglichen, ein PDF zu signieren, gibt es DocuSign und Adobe Sign.
Scannen eines Dokuments in ein PDF
Wenn Sie bereits eine elektronische Kopie einer PDF-Datei auf Ihrem iPhone oder iPad haben, können Sie diesen Schritt überspringen. Vielleicht haben Sie das PDF aus einer Internetseite oder einer E-Mail erstellt?
Wenn nicht, sollten Sie zuerst Ihre Dokumente mit der Kamera in Ihr iPhone oder iPad scannen. Hierfür gibt es inzwischen eine ganze Menge sehr guter Apps, die eben nicht nur einfach ein Foto machen, sondern das Dokument wie einen Scan aufbereiten, inkl. korrekter Zuschneidung, Farbanpassung und Texterkennung.
Im App Store stehen Ihnen mehrere Scan-Apps für iPhone und iPad zur Verfügung:
- Scannable - Kostenlos - Download
- Scanner Pro - Kostenlos, aber In App Kauf möglich für weitere Funktionen - Download
- InstaPDF: Scan, OCR & Cloud - Kostenlos (aber es ist eine Registrierung für einen Cloud Account erforderlich) - Download
- Scanbot Scanner App - Scan PDF - Kostenlos in der Grundversion. OCR ist nur in der Kaufversion erhältlich. - Download
Beispiel Scanner Pro:
Wichtig beim Scannen von Dokumenten: Legen Sie das Dokument möglichst auf einen dunkleren Hintergrund, so dass die App die Ränder gut erkennt. Diese Apps funktionieren alle so, dass Sie nur in Ruhe über dem Dokument halten müssen, bis der Scan erfolgt ist. Sie müssen nicht erst selbst auslösen, was wahrscheinlich auch zu Verwackelung führen würde.
Das Ergebnis der Scan Apps ist teilweise sehr unterschiedlich und Sie sollten verschiedene Apps ausprobieren, um die für Sie beste Art und Weise herauszufinden. Vor allem die Farbgebung ist unterschiedlich:
Dropbox und Evernote haben sehr gut Scan-Funktionen eingebaut
Wenn Sie Dropbox verwenden gibt es aber noch eine viel einfachere Option, mit der Sie direkt in Dropbox hineinscannen können.
Die Qualität ist, auch verglichen mit den o.g. Apps, hervorragend. Allerdings ist kein OCR integriert.
Auch Evernote hat eine Scan-App integriert, die aus einem Foto ein Scan einer Seite macht:
Zusätzlich hat Evernote eine eigene kostenlose Scanner-App:
- Scannable Evernote - Kostenlos - Download
Unabhängig davon, für welche App Sie sich entscheiden, sollte die Art und Weise, wie Sie Dokumente einscannen und speichern, ungefähr gleich sein und am besten direkt in einen Cloudspeicher erfolgen, damit Sie später auf jedem anderen Gerät mit dem PDF weiter arbeiten können.
PDF auf dem iPhone und iPad signieren
Sobald Ihnen ein PDF-Dokument auf Ihrem iPhone oder iPad zur Verfügung steht, sollten Sie eine App haben, mit der Sie das PDF bearbeiten können. Es gibt viele großartige PDF-Anwendungen im App Store. Hier sind die beiden meiner Meinung nach besten PDF-Anwendungen, die derzeit verfügbar sind:
- PDF Expert - Kostenlos, aber kostenpflichtige Aboversion mit weiteren Funktionen - Download
- Vorschau - Integrierte iOS Markierungsfunktion - Kostenlos
Mit diesen beiden können Sie PDFs unterschreiben oder auch sonst markieren, kommentieren. Ich bevorzuge PDF Expert, weil es sehr viele umfangreiche Funktionen zur Verwendung von PDF hat, aber auch als ein Dateisystem auf den iOS Geräten eingesetzt werden kann.
Aber auch mit der Vorschau-Funktion, die grundsätzlich auf Ihrem iPhone und iPad vorhanden ist, können Sie eine digitale Unterschrift in PDF vornehmen.
Sie können auch in der Dateien-App in iOS ein PDF öffnen und haben dort Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.
So senden Sie PDF-Dokumente auf dem iPhone und iPad
Jetzt haben Sie Ihr Dokument gescannt und unterschrieben und wollen es abschicken. Praktisch alle Apps, die PDFs herstellen und bearbeiten können, bieten auch die Möglichkeit an, diese zu versenden. Sehen Sie sich dafür nach einem Menüpunkt oder ein "Teilen"-Symbol um.
Das Gleiche gilt für PDF Expert und die Vorschau Funktion. Markieren, unterschreiben und kommentieren: Sobald Sie fertig sind, suchen Sie nach dem Teilen-Button und senden Sie das Dokument an jemand anderen. Hier ist ein Beispiel für die Verwendung von PDF Expert:
So fordern Sie PDF-Signaturen auf dem iPhone und iPad an
In einigen Fällen ist es für Sie erforderlich, dass andere Parteien Dokumente unterzeichnen müssen. Wenn diese Personen die Apps haben, über die oben gesprochen wurden, können Sie das PDF einfach weiterleiten und um die Unterschrift bitten. Wenn diese Möglichkeiten der Person aber nicht bekannt sind, ist es umständlich, das zu erklären. Sie können der Person natürlich diesen Artikel hier weiter leiten.
Andernfalls können Sie sich auf einfach zu bedienende Online-Dienste und Apps verlassen, mit denen Sie Unterschriften anfordern können. Beispiele sind DocuSign oder Adobe Sign.
Beide Dienste erfordern, dass Sie irgendwann bezahlen müssen, aber wenn Sie genügend PDFs signieren und regelmäßig Signaturen anfordern müssen, werden diese Arten von Anwendungen Ihnen viel Zeit sparen und sind das ausgegebene Geld durchaus wert.
