❗️ Wichtig: Im nächsten Club-Webinar am 4. August um 8 Uhr werde ich ausführlich über das Dateimanagement und die Dateien-App auf den iOS-Geräten sprechen. Als Gold- und Platin-Club-Mitglied sind Sie sowieso immer willkommen. Auch unsere Basis-Club-Mitglieder können einmalig an einem Club-Webinar teilnehmen. Kommen Sie einfach vorbei, Sie erhalten kurz vorher noch eine Erinnerungs-E-Mail, in der der Link zur Teilnahme enthalten ist. Ich freue mich darauf, wenn Sie dabei sind.
Die Dateien-App im Überblick
Öffnen Sie die Dateien-App, entweder indem Sie auf das App-Icon auf dem Homescreen tippen oder mit der Spotlight-Suche nach "Dateien" suchen.
Das App-Icon sieht folgendermaßen aus.
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ Icon der Dateien App auf iPhone
Die Dateien-App von Apple bietet eine zentrale Stelle, um alle Ihre Dateien auf dem iPhone oder iPad zu organisieren und zu nutzen. Sie ermöglicht es Ihnen, nicht nur auf lokal gespeicherte Dateien zuzugreifen, sondern auch auf die Inhalte von Cloud-Diensten wie iCloud Drive, Dropbox, Google Drive und mehr. Diese App ist besonders nützlich, um Dateien schnell zu finden und sie für verschiedene Anwendungen bereitzustellen.
- Alle Dateien und Ordner zentral an einer Stelle organisieren. am besten per Cloud synchronisiert auf all Ihren Geräten
- Zugriff auf Cloud-Dienste, lokale Ordner und externe Datenträger
- Ordner und Dateien nach Namen, Datum, Größe oder Tags sortieren
- Teilen und Zusammenarbeiten dank AirDrop, NameDrop und Online-Freigaben
- Dateien und Ordner mit Drag-and-Drop verschieben und organisieren
- Schneller Wechsel zwischen Symbol- und Listenansicht
Hier sehen Sie einen Überblick der Bereiche in der Dateien-App auf dem iPad.
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ Übersicht der Dateien-App auf dem iPad mit Seitenleiste
(1) Linke Seitenleiste mit den Zugangsbereichen des Verlaufs, der geteilten Inhalte und zu verschiedenen Speicherorten, den Favoriten sowie den Tags.
(2) Hauptbereich, der angezeigt wird, abhängig davon, was links in der Seitenleiste gewählt wurde. Im Hauptbereich finden Sie oben rechts auch die Lupe zum Durchsuchen Ihrer Inhalte sowie verschiedene Konfigurationsoptionen zur Anzeige.
Auf dem iPhone sind diese Bereiche, wie üblich, jeweils einem Bildschirm zugeordnet. Wählt man beispielsweise auf der ersten Ebene einen Bereich wie Dropbox aus, wird der Inhalt des ausgewählten Bereichs auf einem neuen Bildschirm angezeigt.
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ Ebenenstruktur der Dateien-App auf dem iPhone
💡 Pro-Tipp: Mit Tippen auf das < Symbol gelangen Sie wieder eine Ebene höher zum Durchsuchen-bereich.
Speicherorte sind das wichtigste Element, so funktionieren Sie in der Dateien App
Kurz gesagt können Sie in der Dateien-App auf alle bekannten Cloud-Dienste zugreifen. Sobald Sie eine App einer Cloud, zum Beispiel Dropbox, OneDrive oder Google Drive, in Ihrem iOS-Gerät installiert und angemeldet haben, gibt es auch in der linken Seitenleiste einen Bereich dazu. Wenn Sie dort drauf tippen, kommen Sie jeweils an den kompletten Datenbestand Ihrer Cloud heran und können mit dieser arbeiten. Über die Dateien-App kommen Sie sogar an Inhalte externer Speichergeräte heran, zum Beispiel SSD-Festplatten, die an Ihrem iPhone oder iPad angeschlossen sind.
❗️ Wichtig: Vermeiden Sie möglichst eine lokale Speicherung in der Dateien-App, außer eventuell für bestimmte Vorlagen-Dateien oder Dateien, die Sie immer wieder benötigen. Zum Beispiel zum Versenden per E-Mail. Auf alles andere sollte über externe Speicherorte/Clouds zugegriffen werden.
Der große Vorteil dieser Cloud-Speicherorte ist, dass Sie keine separate Speicherablage auf dem iPad entstehen lassen, sondern zentral mit ihren Dateien auf allen Geräten arbeiten können. Und da es immer sofort eine Synchronisierung mit den Clouds gibt, haben Sie die exakt gleiche Struktur und Inhalte auch auf Ihrem Mac zur Verfügung.
Favoriten und Tags für mehr Übersicht
Favoriten: Ziehen Sie Ordner per Drag-and-Drop in den Favoritenbereich der linken Seitenleiste für direkten Zugriff auf häufig verwendete Ablagen.
Tags: Nutzen Sie farbige Tags, wie Sie sie vom Mac kennen, um Dateien projekt- oder themenbezogen zu ordnen.
💡 Pro-Tipp: Ziehen Sie Dateien oder Ordner auch direkt auf ein Tag, um es zuzuweisen.
🚨 Warnung: Tags werden mit den Tags auf dem Mac abgeglichen. Das heißt, wenn Sie auf einem iOS Gerät Tags anlegen, erhalten Sie diese auch auf Ihrem Mac. Favoriten sind spezifisch für das jeweilige Gerät. Sie können also keine Favoriten hier auf dem iPhone oder iPad anlegen und diese dann auch auf dem Mac nutzen oder umgekehrt.
Dateien öffnen, bearbeiten und verwalten
Mit der Dateien-App lassen sich viele Dateitypen direkt ansehen oder bearbeiten: Bilder und PDFs können Sie sofort markieren und kommentieren, ZIP-Dateien per Fingertipp öffnen oder entpacken.
Drag & Drop und Multitasking
Verschieben Sie Dateien per Drag-&-Drop entweder innerhalb der App oder in andere Apps im Split View oder per Slide Over. Dies funktioniert beispielsweise, um E-Mail-Anhänge zusammenzustellen oder relevante Dokumente direkt in eine Regal-App zu legen.
Teilen und Zusammenarbeit: AirDrop, NameDrop & Co
Um weitere Aktionen auszuführen, halten Sie eine Datei gedrückt, bis das Kontextmenü erscheint. Hier finden Sie Optionen wie Kopieren, Umbenennen, Verschieben, Teilen, Tags zuweisen, Informationen und Löschen. Multimedia-Dateien öffnen meist in der passenden App, Dokumente können Sie per Teilen-Menü weitergeben oder gemeinsam bearbeiten.
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ Kontextmenü mit Dateioptionen in der Dateien-App
Über das Teilen-Menü im Kontextmenü senden Sie Ihre Datei per E-Mail, Messenger oder AirDrop direkt an ein anderes Apple-Gerät. Mit NameDrop in iOS 17 halten Sie Ihr iPhone einfach an das gewünschte Gerät, um Kontakte oder Dateien superschnell zu übertragen. Sie können im Teilen-Menü auch Zugriffsrechte anpassen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten.
Bildnachweis: Eigener Screenshot/ Teilen-Menü in der Dateien-App für Dateiübertragungen
Dateien lokal speichern: offline arbeiten
Um Speicherplatz auf den iOS-Geräten zu sparen, gilt bei den Cloud-Diensten generell das Prinzip, dass Dateien nicht auch lokal gespeichert werden, sondern nur eine 'Verlinkung' und 'Vorschau' zum Download der Dateien existiert. In bestimmten Situationen ist es aber wichtig, dass die Dateien auch lokal auf den Geräten speichern, zum Beispiel wenn Sie wissen, dass Sie eine längere Zeit keinen Internetzugang haben werden. Fast alle Apps, zum Beispiel auch PDF Expert oder Dropbox und andere Cloud-Dienste bieten die Möglichkeit, bestimmte Dateien oder Ordner lokal herunterzuladen. Schauen Sie sich jeweils in den Programmen um, wo dies möglich ist.
Die lokale Speicherung von Dateien auf dem iPad und iPhone sorgt dafür, dass alle benötigten Dateien sofort verfügbar sind, ohne auf Netzwerkgeschwindigkeiten angewiesen zu sein.
❗️ Wichtig: Sobald das Gerät wieder online ist, werden Änderungen synchronisiert. Sie können also auch unterwegs ohne Mobilfunk oder WLAN weiterarbeiten und müssen nur auf genügend Speicherplatz achten.
Sonderfall: Downloads-Ordner & Papierkorb auf iOS-Geräten
Der Downloads-Ordner sowie der Papierkorb funktionieren unter iOS/iPadOS anders als auf dem Mac: Downloads (etwa aus Safari) erscheinen nur im lokalen iOS-Downloads-Ordner, nicht auf dem Mac – auch nicht mit aktivierter iCloud-Desktop- & Dokumente-Synchronisation. Analog dazu ist auch der Papierkorb der Dateien-App lokal und wird nicht mit anderen Geräten synchronisiert.
Selbst wenn Sie iCloud Dateien und Schreibtisch Synchronisierung aktiviert haben, finden Sie Downloads, die Sie auf dem iOS-Gerät gemacht haben und dort im Downloadsordner finden, nicht auch im Downloadsordner auf dem Mac.
- Siehe: <So funktionieren der Downloads-Ordner und der Papierkorb auf iPhone und iPad> (in Arbeit)
💡 Pro-Tipp: Prüfen Sie regelmäßig "Download" und "Papierkorb" in der Dateien-App, um unnötig belegten Gerätespeicher freizugeben.
