Mac Business Blog

Geben wir es zu: manche Menschen sind wichtiger als andere. Es gibt E-Mails, die Sie auf keinen Fall übersehen wollen oder dürfen, ganz egal ob diese ganz besonders wichtigen Mails vom Chef, der Tochter oder dem besten Freund sind. Mail in iOS kann Nachrichten von diesen ganz besonders wichtigen Menschen bevorzugt behandeln, in einem eigenen (intelligenten) Posteingangs-Ordner anzeigen und Sie spezifisch benachrichtigen.

Wie werden VIPs bevorzugt?

E-Mails, die von VIPs kommen, werden nicht in das VIP Postfach kopiert, sondern es ist eine Art intelligentes Postfach, in dem diese E-Mails (neben dem Posteingang) zusätzlich angezeigt werden. Wenn Sie z.B. eine E-Mail in der VIP-Liste löschen, ist sie im Posteingang auch gelöscht.

iOS Mail behandelt E-Mails von denjenigen, die als VIP-Absender in einer speziellen Weise gekennzeichnet sind, auf besondere Weise:

  • Nachrichten in Ihrem Posteingang von VIP-Sendern werden automatisch im VIP-Postfach angezeigt
  • Sie können iOS diese E-Mails in besonderer Weise ankündigen lassen, z.B. mit einem bestimmten Sound melden oder sie im Benachrichtigungscenter auflisten.

Zu den Benachrichtigungseinstellungen s.u.

Option 1: So machen Sie einen Kontakt zum VIP direkt aus einer empfangen E-Mail heraus

Das Hinzufügen eines Kontakts oder Absenders zur Liste der VIP-Absender auf dem iPhone/iPad ist einfach:

  • Öffnen Sie eine Nachricht von dem Absender, den Sie Ihren VIP-Sendern hinzufügen möchten
  • Tippen Sie auf den Namen oder die E-Mail-Adresse des Absenders im Kopfbereich der E-Mail

 

  • Eine Karte mit Optionen für diese E-Mail-Adresse erscheint
  • Diese Ansicht erscheint, wenn der Kontakt nicht in „Kontakte“ hinterlegt ist.
  • Hier können Sie die Adresse zu den VIP hinzufügen

 

 

  • Wenn Sie den Kontakt bereits in Ihrem Adressbuch haben, sieht es so aus

 

  • Auch in diesem Fall können Sie die Adresse zu den VIPs hinzufügen

 

Option 2: Hinzufügen über das VIP Postfach aus Ihrem Adressbuch

Man kann auch aus der Liste der Postfächer das Postfach VIP auswählen und dort VIPs hinzufügen. Evtl. müssen Sie dazu aber zunächst das VIP Postfach in ihrer Standardliste der Postfächer ergänzen.

 

So fügen Sie den VIP-Sendern in iOS-Mail einen Eintrag hinzu:

  • Öffnen Sie die Liste der Postfächer im iOS Mail.
  • Wenn noch kein VIP vorhanden ist, tippen Sie auf das VIP Postfach und wählen aus Ihrem Adressbuch die Person aus.
  • Wenn bereits VIPs vorhanden sind, drücken auf das kleine "i" beim VIP Postfach, um Kontakte zu dieser Liste hinzufügen. Wenn Sie direkt auf das VIP Postfach tippen, werden die aktuellen E-Mails der VIPs aus dem Posteingang angezeigt.

 

 

Nun erscheint eine Liste der Kontakte sowie Optionen zum weiteren Hinzufügen von VIPs und den VIP-Hinweisen.

 

 

 

Hinweise für VIPs (in den Einstellungen Ihre iOS Geräts)

Hier kann man einstellen, wie sich eine eintreffende VIP-Nachricht bemerkbar macht, also z.B. mit einem Banner oder einen speziellen Signalton.

 

  1. hier müssen Sie einstellen ob Sie eine akustische Mitteilung erhalten wollen
  2. hier können Sie angeben wie und wo die Mitteilung angezeigt werden soll.
  3. hier können Sie die Töne anpassen mit der neue Emails angezeigt werden
  4. hier stellen Sie ein ob schon im Sperrbildschirm eine Vorschau der Mail angezeigt wird. (Vorsicht es kann sein das sensible Daten an unbefugte kommen)

Wenn Sie Ihre VIP-Liste in Zukunft gut pflegen, wird Ihnen nie wieder eine wichtige E-Mail entgehen.

VIP-Sender in iOS Mail entfernen

Natürlich kann ein Kontakt den VIP-Status auch verlieren, dann sollte er auch aus den VIP-Einstellungen verschwinden.

Um den VIP-Status von einem Absender in iOS Mail zu entfernen:

  • Gehen Sie zur Postfach-Liste im iPhone/iPad Mail (s.o.)
  • Tippen Sie auf (i) unter VIP
  • Gehen Sie zu dem Absender, den Sie aus den VIP-Sendern löschen möchten und tippen darauf
  • Wischen Sie mit dem Finger über dem Kontakt nach links - die Löschen Funktion öffnet sich dann.

Sie können auch:

  • In die Postfach-Liste, dann in VIP gehen
  • Wählen Sie „Bearbeiten“ (rechts oben)

 

  • Tippen Sie auf die Minus (-) Taste links von jedem Absender, den Sie entfernen möchten

 

 

  • Tippen Sie auf "Löschen"

 

 

Wenn die Bearbeitung abgeschlossen haben, tippen Sie auf "Fertig".

 

Direkt in einer E-Mail denjenigen aus den VIPs entfernen

Umgekehrt zum o.g. Eintragen in die VIP Liste in der Kopfzeile einer E-Mail, können Sie hier den VIP-Status auch wieder entziehen.

  • Öffnen Sie eine Nachricht von der E-Mail-Adresse oder dem Absender, die Sie aus Ihren VIPs löschen möchten.
  • Tippen Sie im Kopfbereich auf den Namen oder die E-Mail-Adresse des Absender
  • Die Kontakte-Karte öffnet sich
  • Wählen Sie „Von VIP entfernen“

VIP sind eigentlich intelligente Postfächer

Mit der VIP Funktion hat Apple eine einfache Möglichkeit geschaffen, E-Mails bestimmter Sender hervorzuheben. Das gleiche (und mehr) kann aber auch mit Hilfe der intelligenten Postfächer erreicht werden.

Der Vorteil bei VIP ist, dass dies automatisch mit ihren Macs und iOS Geräten synchronisiert wird. Andere intelligente Postfächer können nur am Mac eingerichtet werden und synchronisieren nicht mit den iOS Geräten.

 

Über Mac Business Coaching

Produktivitätsbausteine

Auf diese fünf Bausteine kommt es an, um wesentlich effizienter und produktiver mit Mac, iPhone und iPad zu arbeiten. Dies sind die elementaren Prinzipien, die wir mit unseren Kunden als erfolgsentscheidend erkannt haben.

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