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Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisiert haben, ist die jährliche Steuererklärung eigentlich kein großes Ding mehr. Denn ein großer Teil der Arbeit ist bereits geleistet: die normalen Buchungen Ihrer Belege. Die jährliche Steuererklärung kann mit Hilfe einer Evernote Checkliste, nächsten Schritten in OmniFocus und der Ablage der Belege in Dropbox flüssig abgearbeitet werden. Dies ist übrigens ein gutes Beispiel dafür, wie die Kombination verschiedener Tools und Shortcuts die Bearbeitung einer komplexeren Aufgabe wesentlich erleichtern.

Erstellen einer Checkliste in Evernote

Um der Erstellung der jährlichen Steuererklärung endgültig den Schrecken zu nehmen, müssen Sie die einzelnen Aufgaben dafür in einer Checkliste vorrätig haben. Dann können Sie jedes Jahr neu mit ihrer Checkliste arbeiten und müssen nicht jedes mal bei Null anfangen.

Starten Sie also mit einer neuen Notiz in Evernote für diese Checkliste.

Am besten, Sie organisieren die Checkliste mit Überschriften und verwenden dann die Formatierungsoption „Checkbox-Liste“ für die einzelnen Elemente.

Diese Checkliste kann z.B. so aussehen:

Sehr praktisch sind übrigens Links direkt in der Checkliste, wenn Sie z.B. jedes Jahr bestimmte Belege herunterladen müssen.

Legen Sie die Notiz dann auch in ein neues Notizbuch „Steuererklärungen“.

Jährliche Wiederholung des Starts der Steuererklärung in OmniFocus

Zum Start der Erstellung der Steuererklärung sollte eine jährlich wiederholende Aufgabe (möglichst früh im Jahr, z.B. Mitte Januar) in OmniFocus erstellt werden: „Evernote Notiz Steuererklärung duplizieren“

Am besten Sie schreiben in die Notiz der Aufgabe in OmniFocus hinein, in welchem Evernote Notizbuch die Checklisten liegen. Dann können Sie in Evernote einfach danach suchen.

Wenn Sie das Notizbuch „Steuererklärung“ (s.o.) vor sich haben, duplizieren Sie einfach die Notiz des Vorjahres.

Der große Vorteil des Kopierens der Checkliste ist, dass Sie damit

  1. ein Protokoll des jeweiligen Steuer-Jahres haben
  2. die Checkliste immer besser werden lassen

Nun kann es mit dem Abarbeiten losgehen!

Nächster Schritt aus der Checkliste in OmniFocus

Öffnen Sie die Notiz für das aktuelle Jahr. Nun können Sie entweder schon einen der Punkte angehen - jedes sollte Sie nicht viel Zeit kosten, wenn Sie bereits alle Belege und Unterlagen digital vorliegen haben.

Oder Sie kopieren einen der Punkte aus der Checkliste und erstellen mit dem OmniFocus Schnelleintrag eine neuen nächsten Schritt.

Damit Sie die Elemente aus der Checkliste auch wirklich abarbeiten, kopieren Sie jeweils den Link zur Notiz der Checkliste in die Notiz der OmniFocus Aufgabe.

Dann brauchen Sie nur noch den nächsten „Nächsten Schritt“ kopieren und in die Aufgabe einfügen und ggf. ein späteres Zurückstellungsdatum in die Aufgabe einsetzen.

Wie häufig bei den nächsten Schritten in OmniFocus: Sie werden nicht nur das erledigen, was in der Aufgabe stand, sondern vielleicht noch 1 oder 2 weitere Punkte aus der Checkliste. Erst wenn Sie mit diesen Teilen aus der Checkliste fertig sind, kopieren Sie den nächsten Punkt aus der Checkliste wieder in die OmniFocus Aufgabe - ggf. mit einem späteren Zurückstellungsdatum.

Auf diese Weise arbeiten Sie einen Punkt nach dem anderen aus der Checkliste ab. Fast nebenbei!

Organisation der Inhalte in Dropbox

Die erstellten oder heruntergeladenen Belege legen Sie dann ebenfalls in Dropbox ab, wie das schon für die regelmäßige Buchhaltung vorgeschlagen wurde.

Neben den Ordnern für die bereits gebuchten Monate oder Quartale, sollte es einen weiteren Ordner geben „2019 Verschiedenes Steuer“, in den die Belege aus der Checkliste abgelegt werden. Am besten, Sie unterteilen diesen Ordner dann noch mit Unterordnern zu den Bereichen aus der Checkliste.

Den "Verschiedenes"-Ordner senden Sie dann an Ihren Steuerberater und damit ist die Jahressteuererklärung für Sie abgeschlossen.

Archiv für Belege und Steuerbescheid

Nachdem der Steuerbescheid vom Finanzamt zurück ist und Sie die typischen Unterlagen (BWA, Gewinnermittlung usw.) vom Steuerberater zurück erhalten haben, können Sie diese ebenfalls in den „Verschiedenes“-Ordner legen. Dann haben Sie alle Unterlagen beisammen - sollte einmal eine Steuerprüfung ins Haus stehen.

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