Aus unseren fünf Bausteinen höchster Apple Produktivität sind die folgenden sieben besonders für eine effiziente Arbeit von Anwälten wichtig.
Stand der E-Mails in allen Postfächern auf Mac, iPhone und iPad immer gleich.
Begründung: Anwälte erhalten täglich eine Vielzahl von E-Mails, und es ist essenziell, dass diese nahtlos über alle Geräte hinweg synchronisiert und aktuell gehalten werden, um auf Anfragen zeitnah reagieren zu können.
Auch wenn dies wie ein Standard erscheint, kommt es in der Praxis doch häufig vor, dass die E-Mail-Accounts nicht richtig eingerichtet sind und dadurch enorme Friktionen entstehen bei der täglichen Arbeit. E-Mails müssen doppelt gelöscht oder wegsortiert werden und man hat einfach keinen schnellen Zugriff auf die entsprechenden Inhalte. Außerdem fällt das Suchen viel schwerer, weil man gar nicht weiß, wo ein Dokument angekommen ist, auf welchem Gerät oder in welchem E-Mail-Konto.
- Siehe: <IMAP statt POP3 (zur Synchronisation)
> - Siehe: <Mails inhaltlich komfortabel umorganisieren/strukturieren >
Mit Dateien so arbeiten, dass Sie immer auf allen Geräten darauf zugreifen können.
Begründung: Der sichere und konstante Zugriff auf Dateien ist für Anwälte kritisch, um an verschiedenen Orten arbeiten zu können und auf wichtige Unterlagen schnell zugreifen zu können.
Dies ist ein ähnliches Phänomen wie bei den E-Mail-Konten, aber natürlich noch wichtiger, denn wichtige Anwaltsdokumente wie Verträge oder Vereinbarungen sollen immer auf allen Geräten verfügbar sein. Außerdem soll es sehr leicht fallen, auf einem Gerät mit der Arbeit an einem Dokument anzufangen, um dann ein anderes Gerät in die Hand zu nehmen und dort direkt weiter zu arbeiten. Dies ist nur mit einer sinnvollen Cloud-Systematik, die natürlich entsprechende DSGVO-Voraussetzungen erfüllt gegeben.
- Siehe: <Was ist die Cloud? [Video] >
- Siehe: <Was ist alles Cloud? >
Effiziente Automatisierung: Notieren Sie jeden Arbeitsschritt genau, um manuelle Prozesse auf Mac, iPhone & iPad zu digitalisieren.
Begründung: Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben spart Anwälten wertvolle Zeit und reduziert menschliche Fehler, was die Produktivität steigert.
Die meisten verwenden in ihrer täglichen Arbeit als Anwalt sehr manuelle Schritte, um ihre Arbeitsziele zu erreichen. Diese einzelnen Schritte erfordern sehr viel Zeit und es ergeben sich täglich Engpässe dadurch, weil standardisierte Abläufe nicht voll automatisiert werden. Hierbei kann es zum Beispiel um die Wiederholung von Textabschnitten gehen, aber auch um ganze Workflows, die man als Anwalt immer wieder in seinem Arbeitsprozess auf dem Mac durchführt. Ein wichtiger Teil der Automatisierung ist auch das Diktieren und Vorlesen lassen von Dokumenten, wodurch Sie Ihre Verarbeitung von Text sowohl zum Produzieren als auch zum Konsumieren um einiges beschleunigen können.
- Siehe: <Wie "übersetzt" man händisches Vorgehen in Automatisierung? >
- Siehe: <Generative KI (z.B. ChatGPT) ist der letzte Schrei, aber Automatisierung ist schon lange umfangreich möglich auf Mac, iPhone und iPad >
- Siehe: <08-02 Diktieren und Sprachausgabe >
Schützen Sie Ihre Daten und Zugänge mit professioneller Passwortverwaltung.
Begründung: Datenschutz ist in der Rechtsbranche von höchster Bedeutung. Eine professionelle Passwortverwaltung verhindert unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen.
Vor vielen Jahren habe ich es tatsächlich erlebt, dass ich bei einem Anwalt war, der einen Leitz-Ordner hatte, auf dem Rücken fein säuberlich das Wort Passwörter aufgeklebt war. Das ist natürlich die ganz extreme Form einer unsicheren Behandlung von Zugangsdaten. Als Anwalt haben Sie sicherlich extrem viele verschiedene Zugänge zu unterschiedlichsten Systemen, die Sie täglich nutzen müssen. Auch hier spielt auf der einen Seite die Sicherheit eine große Rolle, auf der anderen Seite aber auch die Bequemlichkeit, wie solche Internetseiten geöffnet werden. Hierfür ist eine sehr gute Passwortverwaltung absolut essentiell.
- Siehe: <1Password zur Passwort [Video] >
Softwareaktualisierung, Verschlüsselung, Backups und Schutz vor Angreifern.
Begründung: Da Anwälte mit hochsensiblen Informationen arbeiten, ist die Sicherheit von Systemen und Daten unerlässlich, um die Integrität und Vertraulichkeit von Mandantendaten zu gewährleisten.
Damit Sie sich auf Ihre Computersysteme und Ihren Mac wirklich 100% verlassen können, müssen Sie eine regelmäßige Pflege Ihrer Systeme und einen Backup gewährleisten. Das bedeutet, dass Sie sich um die Aktualität Ihrer Systeme und Ihrer Backups kümmern sollten. Hier lassen sich einige Dinge automatisieren, sodass Sie sich dort entspannt zurücklehnen können und als Anwalt sichergehen können, dass Ihre Inhalte auf Ihren Geräten jederzeit verfügbar sind.
- Siehe: <03-08-03 Time Machine >
- Siehe: <03-10-01 Aktualisierung des Systems >
Inbox Zero ist der heilige Gral der (E-Mail-)Organisation!
Begründung: E-Mail-Management ist für Anwälte zentral, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Anfragen bearbeitet werden. Die Inbox Zero Methode hilft, Produktivität und Mental Health zu bewahren.
Nicht nur für Anwälte, aber für diese ganz besonders spielen Fristen und die Übersicht über die hineinfließenden Kommunikationen ihrer Mandanten eine wesentliche Rolle. Sie haben sicherlich verschiedene Posteingänge, vor allem auch digitale, über die Sie einen Überblick behalten müssen. Eine der wesentlichen Strategien, um hier eine Ruhe in die tägliche Arbeit zu bekommen, ist es, das sogenannte Inbox Zero zu erreichen. Das heißt, alle Posteingänge regelmäßig auf Null herunterzubringen. Hierfür gibt es Strategien, die vor allem in der Selbstmanagement-Methodik Getting Things Done verankert sind, die Sie mit Ihren Apple-Geräten sehr gut umsetzen können.
- Siehe: <Inbox Zero: Papier-, E-Mai- und alle anderen Posteingänge regelmäßig und konsequent entleeren >
Effiziente Team-Koordination mit Apple: Verwalten Sie E-Mails, Kontakte und Kalender für optimale Produktivität in Ihrem Unternehmen.
Begründung: Anwälte arbeiten oft in Teams und müssen ihre Arbeit mit Kollegen und Mandanten koordinieren. Ein synchronisiertes Kalender- und Kontaktsystem ist unabdingbar für eine effiziente Teamarbeit und Zeitmanagement.
Die Synchronisierung von Mail, Kontakten und Kalendern bieten die Basis für die Organisation eines Anwalts. Dies gilt aber nicht nur, wenn Sie in Ihrer Kanzlei alleine arbeiten, sondern vor allem auch in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen. Der richtige Ansatz ist hier, eine möglichst einfache Freigabe der verschiedenen Informationsströme zu erhalten, sodass Sie nicht umständlich mit diesen wichtigen Basisdaten umgehen müssen.
- Siehe: <07-04 Synchronisierung von Kalenderdaten >
- Siehe: <07-05 Synchronisierung von Adressbuchdaten >
Diese Themen bilden zusammen ein solides Fundament für eine hocheffiziente Arbeitsumgebung eines Anwalts, in der Datensicherheit, Produktivität und Kommunikation optimiert sind.
PRODUKTIVITÄTSBAUSTEINE
VORGEHEN BEIM COACHING
FÜR WEN IST DAS COACHING?
REFERENZEN
